Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм. Образец приказа о сдаче авансовых отчетов

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2020 года.

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

  • В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
    1. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
    2. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.
    3. Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

      Общий приказ о назначении подотчетных лиц

      Отметим, что с 19 августа 2017 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

      Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

    4. бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
    5. работники заранее планируют свои расходы;
    6. работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
    7. Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

      Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2017 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

      Приказ о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами (в целях улучшения контроля за расходованием сотрудниками подотчетных сумм) (образец заполнения) («Главная книга», 2009, n 18)

      Приказ N 10 от 12.01.2009
      О сроках и правилах составления и представления отчетности
      подотчетными лицами
      В целях улучшения контроля за расходованием сотрудниками подотчетных сумм утверждаю следующие правила.
      1. Сроки представления отчетности подотчетными лицами составляют:
      — по хозяйственным расходам — не позднее 15 календарных дней с даты получения подотчетных сумм;
      — по командировочным расходам — в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки .
      В указанные сроки подотчетные лица должны предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах, после утверждения которого руководителем организации с ними будет произведен окончательный расчет.
      При этом подотчетными лицами считаются работники организации, получившие денежные средства из кассы организации авансом.
      2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению.
      3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут выдаваться под отчет в пределах 60 000 руб. по распоряжению руководителя.
      4. В исключительных случаях (в частности, при отсутствии наличных денег в кассе организации) сотрудники по распоряжению руководителя могут использовать на хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров в интересах организации личные деньги. После представления подотчетными лицами авансовых отчетов об израсходованных суммах им возмещаются потраченные суммы в течение 3 рабочих дней со дня утверждения отчета руководителем организации.
      5. Если срок представления отчетности, установленный в п. 1 настоящего приказа, был нарушен, бухгалтерия обязана представить руководителю организации служебную записку об этом.
      6. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера организации.
      Иванов
      Генеральный директор ——- Иванов И.И.
      С приказом ознакомлен
      Петрова
      Главный бухгалтер ——- Петрова П.П.

      Назначение и образец составления приказа о выдаче подотчетных сумм

      Нормальное развитие небольшой организации или крупного предприятия просто невозможно без финансовых затрат. Наличные средства помогают оплатить командировку и включены в представительские расходы.

      С их помощью ведется повседневная хозяйственная деятельность в главном офисе и всех филиалах, нередко расположенных в разных городах, районах и регионах страны. Чтобы грамотно проводить подобные финансовые операции, следует найти сотрудников, которые будут распоряжаться деньгами и предоставят полный отчет.

      Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

      +7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

      Это быстро и БЕСПЛАТНО!

      Необходимо издать приказ о выделении подотчетных сумм. В нем четко прописывается круг лиц, несущих персональную ответственность. Оговаривается порядок предоставления, обязательные условия и сроки, когда потребуется отчитаться о понесенных расходах.

      Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, следует использовать рекомендованный образец приказа и своевременно составлять авансовый отчет. Задержки и неточности приведут к штрафным санкциям и ненужным финансовым потерям.

      Основные сведения

      Наличные денежные суммы бывают небольшими и значительными, могут быть употреблены на следующие цели:

    8. оплата служебных командировок, в том числе — средства на представительские цели;
    9. приобретение товаров и различной продукции как у физических лиц, так и у других организаций, компаний и предприятий;
    10. затраты на проведение экспедиций, геолого-разведочных работ;
    11. оплачиваются указанные услуги других хозяйствующих субъектов;
    12. расходы, связаны с деятельностью самой компании и всех имеющихся филиалов, вне зависимости от места их расположения.
    13. Если имеются законные основания, можно приступить к второму этапу и найти ответственных работников, которые смогут распоряжаться наличными средствами и другими материальными ценностями, исходя из поставленных целей.

      В принципе выдача под отчет говорит о том, что на конкретное физическое лицо будет возложена ответственность и суммы не должны передаваться третьему лицу. Оговорить все правила и условия для избежания малейших недоразумений должен приказ о выдаче подотчетных сумм.

      Порядок предоставления

      Законодательно прописан порядок предоставления денег под отчет, особых изменений в 2020 году не предвидится.

      В подготовленном приказе обязательно присутствуют следующие пункты:

    14. Определен полный список работников (подотчетных лиц), которые должны получить наличные средства или ценности, выделенные на хозяйственные нужды и финансовую деятельность. Подбор сотрудников возложен на руководство предприятия.
    15. Обозначается период, связанный с расходами и проведением финансовой операции. Это необходимо для обоснования предоставления наличных сумм, выданных на определенные сроки.
    16. Указывается цель, не противоречащая законодательным актам. К примеру, это может быть командировка в другой город, где надо оплатить проезд, проживание и суточные расходы.
    17. Выдается оговоренная сумма после издания приказа или предъявления заявления сотрудника, если на нем стоит резолюция руководителя.
    18. Понесенные расходы должны иметь документальное подтверждение, чтобы не возникло проблем с составлением отчетности.

      Возврат

      Изданный приказ служит основанием как для оформления кассового ордера на представительские нужды, так и для составления сметы при служебной командировке, направлении на курсы повышения квалификации или для проведения определенных работ. Выданный аванс имеет определенный лимит, но компенсация затрат происходит сразу после предъявления всех соответствующих документов. Они официально подтвердят понесенные расходы.

      Отчет не надо откладывать на длительное время. Принятое положение прописывает срок в 3 дня, когда необходимо полностью отчитаться.

      Сумма аванса может быть истрачена не полностью. В этом случае потребуется составить авансовый отчет и сдать остаток средств, чтобы затем удалось произвести полный и окончательный расчет.

      Возникает ситуация, когда деньги выданы, но так и не были потрачены. Их возврат уже не связан с составлением отчета.

      Если сотрудник заболел или ушел в отпуск и не успел отчитаться за три дня, то последствий с выплатой налогов обычно не возникнет. Следует только сразу же отчитаться после выхода на работу.

      Иногда сроки отчетности переносятся руководством на более продолжительный период, который может занимать неделю, месяц и даже полгода. Пока не будет произведен полный отчет, невозможно издать новый приказ и выдать наличные средства.

      Добровольный отказ отчитаться приведет к тому, что произойдет удержание определенной суммы из заработной платы. Распоряжение и приказ подготавливают через месяц со дня окончания срока, оговоренного в приказе.

      При этом нельзя удерживать свыше 20 процентов от заработной платы. Само распоряжение можно оспорить в судебном порядке. Руководство также сможет оформить заявление в судебные инстанции, если был пропущен месячный срок, но не прошел один год с момента, когда должен быть сдан отчет.

      Отражение в бухгалтерском учете

      Для детального отражения расходования подотчетных сумм ведется строгий бухгалтерский учет:

    19. для избежания путаницы создан специальный счет 71, отведенный для расчетов с подотчетными лицами;
    20. собирается подробная информация о средствах, выданных на проведение финансовых и хозяйственных операций, командировок работников;
    21. дебетуется все в счетах учета, а кредитуется в счетах, связанных с затратами и приобретением материальных ценностей;
    22. дебет и соответствующий счет будет зависеть от проведения конкретной операции — это покупка активов и основных средств (счет 08), приобретение запасов (10) и товаров (41), материальных ценностей (15 и 16);
    23. при производстве и продаже продукции используются другие счета (20, 23. 25, 26, 44), связанные с основным и вспомогательным производством, понесенными расходами;
    24. находит свое место сумма налога на добавленную стоимость (19), дополнительные доходы и расходы (91) при неизменном счете кредита 71;
    25. отражены пропущенные сроки и списания (94), удержания из зарплаты или расчеты с сотрудниками (70 и 73).
    26. Подробное отражение позволяет подводить итоги, когда наступает время отчитаться перед налоговыми органами.

      Налогообложение

      Полный учет расходов подотчетных сумм в немалой степени затрагивает налогообложение. Здесь есть один важный нюанс. Удобный счет 71 поможет задействовать множество других счетов бухгалтерского учета. Списание производится с использованием совершенно разных источников.

      Понесенные затраты нередко включают в себестоимость продукции. Они входят в средства, затраченные на приобретение материалов, увеличение активов и основных средств.

      Несколько сложнее обстоит дело с деньгами, потраченными на проведение рекламной кампании, представительскими или незапланированными командировками. Затраты должны получить свое обоснование и правильно найти место в счетах дебета.

      Приобретение за наличку смазочных и горючих материалов вызывает вопросы, касающиеся выплат по налогу на добавленную стоимость. В принципе, основаниями для вычетов должны служить счета-фактуры и документы, подтверждающие оплату определенной суммы за эти материалы.

      Для избежания проблем и споров нужно при использовании наличных средств не только получить кассовый чек, но также оформить счет-фактуру.

      Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

      Назначение и образец приказа о выдаче подотчетных сумм

      Для выдачи средств потребуется подготовить приказ, чтобы получить весомое основание. Деньги выдаются наличными, а не переводятся на карту. Особых условий к форме не предъявляется, она может быть достаточно произвольной.

      Нужно включить условия, выполнение которых считается обязательным:

      • На самом верху вписывается название организации, фирмы или предприятия, затем номер приказа.
      • Ниже обозначается число его составления и местоположение компании.
      • В первом пункте называются сотрудники, которым будут выданы наличные средства.
      • Основанием может служить письменное заявление с указанием аванса или необходимости провести хозяйственную и финансовую операцию. Это бывает связано с производством и покупкой, командировкой и представительскими, активами и ценностями.
      • В следующем пункте нужно указать цели. Тратить деньги на выполнение других задач непозволительно, так же как передавать их другому лицу. Обозначается срок сдачи отчета, обычно он не превышает трех дней.
      • Указывается лицо, несущее ответственность за исполнение данного приказа. В основном, эта функция возложена на работников бухгалтерии.
      • Утвердить документ должна подпись руководителя с названием его должности, фамилии и инициалов.
      • В каких случаях допустима отправка налоговой декларации по почте описью — читайте вот тут.

        Этот приказ не может быть составлен задним числом, потому что выданные деньги и сотрудник перестанут считаться подотчетными.

        Отчет о расходах делается только после подготовки приказа и выполнения всех его пунктов в точно указанные сроки. В противном случае у налоговиков возникнут нежелательные вопросы и подозрения в том, что лицо уклоняется от уплаты налогов.

        Кроме главного руководителя право подписи имеет его заместитель, ответственный работник, получивший определенные полномочия. Для оформления подготавливается расходный ордер, куда входит подготовленная доверенность или авансовый отчет.

        Выдают доверенность для того, чтобы действовать от имени компании на законных основаниях. Она выдается один раз и является действительной на протяжении одного года, если была указана дата выдачи. Оригинал остается у сотрудника, а все реквизиты в бухгалтерии.

        Авансовый отчет

        Составление авансового отчета возлагается на самого сотрудника. Обычно он входит в постоянный круг подотчетных лиц и нужно иметь определенный опыт при составлении этого документа.

        Стандартная форма была унифицирована и утверждена еще в 2001 году, она заполняется в единственном экземпляре:

      • отчет составляется совместно — сотрудником и ответственным работником бухгалтерии;
      • он представляется не только в бумажном, но напечатанном виде (раньше для этого использовалась пишущая машинка, сегодня — компьютер или ноутбук);
      • необходимо пронумеровать и указать реквизиты документов, подтверждающих затраты, на оборотной стороне отчета, а сами они прилагаются отдельно (билеты, чеки, квитанции, счета-фактуры, ордера и т.д.);
      • расходы иностранной валюты должны быть прописаны на лицевой и оборотной стороне (6 и 8 графа);
      • присутствует название предприятия и организации, номер и дата составления отчета, фамилия и инициалы сотрудника, его должность и табельный номер, а также основания для выдачи аванса;
      • в таблице должна быть информация о предыдущем авансе с указанием сумм, затрат и остатка;
      • остаток сдается и оформляется приходный ордер, при перерасходе — расходный кассовый ордер;
      • отчет подписывает ответственный сотрудник бухгалтерии.
      • Проводится проверка, чтобы убедиться в целевом расходовании наличных средств и правильности оформления (суммы и счета указывается в графах 7,8 и 9). После утверждения авансового отчета производится списание выданных подотчетных сумм.

        Сроки подачи

        Наличные средства обязывают внимательно относится ко всем указанным датам и срокам. Деньги выдаются на определенный период и конкретные цели.

        Срок должен определить сам руководитель, не забывая об ограничениях в нормативных актах:

      • отчет подготавливают через три дня после их получения;
      • служебная командировка также предусматривает трое суток после возвращения. Но если предстоит поездка за рубеж, то срок продлевается до 10 дней;
      • время, указанное в приказе, может растянуться на один месяц и более, но это делают в редких случаях.
      • Затягивает сдачи отчета приведет лишь к тому, что не удастся издать новый приказ на сотрудника, входящего в список подотчетных лиц.

        Резюмируя вышесказанное можно прийти к однозначному выводу. Грамотное и правильно оформленная документация позволит избежать проверок и достаточно крупных штрафов.

        С одной стороны без выдачи налички сложно представить себе деятельность любой организации или компании. С другой стороны — траты должны быть разумными, слишком большие списания вызывают законные подозрения у контролирующих органов.

        В первую очередь руководству надо определить круг сотрудников, на которых действительно можно возложить материальную ответственность. Привлекать каждый раз нового работника просто нерационально.

        По каждому подотчетному ведется аналитический анализ, расчеты должны быть задокументированы и подтверждены соответствующими документами. Надо учитывать, что по одному выданному авансу иногда составляется несколько отчетов.

        Не возбраняется применять инвентаризацию расходов и подготовить опись, что очень удобно при работе с кредиторами, поставщиками и покупателями. Выписка доверенности производится с использованием еще одной унифицированной формы. Она действует один год и обычно нужна при получении товаров или других ценных предметов.

        Расчеты заносятся в журнал операций, составляется карточка учета и формы для одноименных отчетов. Только после оформления приказа должна выдаваться оговоренная сумма наличными средствами, иначе они не будут считаться подотчетными.

        Затягивать со сдачей авансового отчета не рекомендуется. Есть прописанные сроки и задержка должна быть связана с уважительными причинами. К тому же, не удастся издать новый приказ на это же лицо, что ведет к срыву командировки или важной операции.

        Приказ и отчет считается обязательным документом. Несмотря на допуск произвольной формы, следует всякий раз при их составлении придерживаться установленных стандартов.

        Небрежности в оформлении говорят о нецелевом расходовании и нарушении нормативных актов. Наказание понесет руководство и ответственные лица, для сотрудника это обернется удержанием из заработной платы.

        Кроме материальных потерь в виде штрафов, не исключено привлечение к уголовной ответственности, если потрачены крупные наличные средства без должного основания и документального оформления.

        Скачать форму СЗВ-М в 2020 году можно здесь.

        В этой публикации вы сможете узнать о нюансах открытия инвестиционного счета в банке.

      • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
      • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
      • Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

        1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
        2. Позвоните на горячую линию:
          • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
          • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
          • Регионы — 8 (800) 222-69-48
          • ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

            Приказ о сдаче авансовых отчетов

            Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

            Образец новых приказов на подотчет

            Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

            Отметим, что с 19 августа 2020 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

            Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

            Образец приказа о подотчетных лицах, 2020

          • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.
          • Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

            Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2020 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

            Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2018 — 2020

            Приказ о подотчетных лицах — образец 2018-2020 годов представлен далее — оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

            Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

            Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

            Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

          • дату (даты) составления/утверждения документа;
          • список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
          • информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
          • Ф. И. О. и подпись руководителя;
          • Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.
          • О сроках подотчета

            Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2018-2020 годах

            Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.

            Как должен выглядеть приказ о подотчетных лицах?

            Добрый день!
            Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
            ПРИКАЗ № 1

            1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
            — директора Иванова А.В.
            — финансового директора Сидорова А.Н.
            2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
            3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
            — командировочные расходы;
            — представительские расходы;
            — хозяйственные расходы;
            — приобретение ГСМ;
            — прочие расходы.
            4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
            5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.

            Подобные приказы (соблюдая при этом требования законодательства о порядке выдачи в подотчет) имеет смысл издавать на предприятиях в целях дисциплинирования подчиненных подотчетных лиц, но никак не в случае директора-подотчетника.

            Цитата (Мариэль): Добрый день!
            Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
            ПРИКАЗ № 1

            г. Москва 01.04.2013

            О назначении подотчетных лиц

            1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
            — директора Иванова А.В.
            — финансового директора Сидорова А.Н.
            2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
            3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
            — командировочные расходы;
            — представительские расходы;
            — хозяйственные расходы;
            — приобретение ГСМ;
            — прочие расходы.
            4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
            5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.

            Директор А.В. Иванов
            ООО «Рога и копыта»

            То есть получается, что на заявлении подотчетного лица-директора (он же главный бухгалтер) можно им же-директором написать резолюцию, что деньги выданы, скажем, на год, и отчитаться через три дня по истечении года. Теоретически так можно?

            Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

            Расчеты с подотчетниками

            К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

            В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

            Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

            Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

            Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

            Правила составления документа

            Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

          • Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
          • Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
          • Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
          • Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
          • Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
          • Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.

        Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

        Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

        Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.

        Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

        За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

        • после окончания периода, на который были получены средства;
        • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.
        • Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

          Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

          Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

          ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

          Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

          О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

          Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

          Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

          Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления. » от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

          Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

          Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

          В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

          Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

        • по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
        • по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
        • по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

        ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

        Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

        Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

        Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

        Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

        Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

        В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

        На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

        Приказ о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами (в целях улучшения контроля за расходованием сотрудниками подотчетных сумм) (образец заполнения) («Главная книга», 2009, n 18)

        Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 11.09.2009.

        Приказ N 10 от 12.01.2009
        О сроках и правилах составления и представления отчетности
        подотчетными лицами
        В целях улучшения контроля за расходованием сотрудниками подотчетных сумм утверждаю следующие правила.
        1. Сроки представления отчетности подотчетными лицами составляют:
        — по хозяйственным расходам — не позднее 15 календарных дней с даты получения подотчетных сумм;
        — по командировочным расходам — в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки .
        В указанные сроки подотчетные лица должны предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах, после утверждения которого руководителем организации с ними будет произведен окончательный расчет.
        При этом подотчетными лицами считаются работники организации, получившие денежные средства из кассы организации авансом.
        2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению.
        3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут выдаваться под отчет в пределах 60 000 руб. по распоряжению руководителя.
        4. В исключительных случаях (в частности, при отсутствии наличных денег в кассе организации) сотрудники по распоряжению руководителя могут использовать на хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров в интересах организации личные деньги. После представления подотчетными лицами авансовых отчетов об израсходованных суммах им возмещаются потраченные суммы в течение 3 рабочих дней со дня утверждения отчета руководителем организации.
        5. Если срок представления отчетности, установленный в п. 1 настоящего приказа, был нарушен, бухгалтерия обязана представить руководителю организации служебную записку об этом.
        6. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера организации.
        Иванов
        Генеральный директор ——- Иванов И.И.
        С приказом ознакомлен
        Петрова
        Главный бухгалтер ——- Петрова П.П.

        Грамотный приказ на сроки подотчета

        16.04.2008, 17:06 На форуме с: 14.12.2006
        Сообщений: 24

        17.04.2008, 12:42 На форуме с: 31.10.2007
        Сообщений: 498

        17.04.2008, 13:05

        На форуме с: 30.12.2006
        Сообщений: 6 304

        18.04.2008, 04:30 На форуме с: 31.10.2007
        Сообщений: 498

        18.04.2008, 08:31 На форуме с: 14.12.2006
        Сообщений: 6 389

        А что ж он будет открываться, если вы деньги не заплатили.

        Что его составлять?

        Приказ о подотчетных лицах

        1.установить размер выдаваемых в подотчет денежных средств,
        не более 1,2,3. 10,100,1000 тысяч рублей
        2.сроки, на которые деньги выдаются подотчетным лицам
        на 1, 2 ,3,4 недели.. 1,2 .. месяца
        3.перечень лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет
        1.Иванов
        2.Петров
        3. Сидоров
        4 порядок представления авансовых отчетов
        — не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства (см п.2)

        В приказе также необходимо оговорить сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Дело в том, что согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Если такой срок не установить, налоговики могут посчитать, что подотчетные лица должны отчитаться по полученным авансам в тот же день. Такое мнение отражено в указанном выше Письме ФНС России. Однако данная позиция идет вразрез с положениями Порядка ведения кассовых операций, поэтому назвать ее правомерной сложно. Даже если не устанавливать сроки для подотчетников вообще, административной ответственности не последует. В данном случае фирму могут оштрафовать в соответствии с нормами Налогового кодекса. Об этом мы расскажем ниже.
        Образец приказа об утверждении списка сотрудников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет, и о сроках представления авансовых отчетов смотрите на с. 65.

        Образец приказа об утверждении списка сотрудников

        ——————————————————————¬
        ¦ Общество с ограниченной ответственностью «Мираж» ¦
        ¦ ¦
        ¦ Приказ N 88 ¦
        ¦ об утверждении списка сотрудников, ¦
        ¦ имеющих право получать под отчет наличные денежные средства, ¦
        ¦ и о сроках представления авансовых отчетов ¦
        ¦ ¦
        ¦г. Москва 28 декабря 2006 г.¦
        ¦ ¦
        ¦ 1. В связи с необходимостью производить расходы через¦
        ¦сотрудников приказываю утвердить нижеследующий список лиц,¦
        ¦имеющих право получать денежные средства под отчет, на 2007 г.: ¦
        ¦ ¦
        ¦———————————T——————————¬¦
        ¦¦ Ф.И.О ¦ Должность ¦¦
        ¦+——————————-+——————————+¦
        ¦¦Михайлов А.Л. ¦Инженер-экспедито𠦦
        ¦+——————————-+——————————+¦
        ¦¦Прохоров З.А. ¦Кладовщик ¦¦
        ¦+——————————-+——————————+¦
        ¦¦Исаков А.Ш. ¦Водитель ¦¦
        ¦+——————————-+——————————+¦
        ¦¦Вишневская М.Д. ¦Офис-менедже𠦦
        ¦L——————————-+——————————-¦
        ¦ ¦
        ¦ 2. Наличные денежные средства выдаются под отчет сроком¦
        ¦не более чем на один месяц. ¦
        ¦ 3. Подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет об¦
        ¦использовании полученных сумм и вернуть неиспользованный остаток¦
        ¦не позднее последнего рабочего дня календарного месяца. ¦
        ¦ ¦
        ¦ Абрамов ¦
        ¦Генеральный директор ——- В.И. Абрамов¦
        L——————————————————————

        Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2018 — 2020

        Приказ о подотчетных лицах — образец 2018-2020 годов представлен далее — оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

        Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2018-2020 годов

        Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

        Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

      • в шапке — наименование компании;
      • Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

        Приказ о подотчетных лицах образца 2018-2020 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

        Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

        О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

        В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

        Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

        Итоги

        Читайте так же:  Заявление о соответствии оборонной продукции заполнение. Заявление о соответствии оборонной продукции заполнение
  • Добавить комментарий

    Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.