Виды кадровых отчетов. Отдел кадров отчетность

Виды кадровых отчетов

В задачи специалиста отдела кадров входит не только работа с персоналом и оформление кадровой документации, но и своевременная отчетность – как внутренняя, так и внешняя. Какие виды кадровых отчетов необходимо сдавать?

Виды кадровых отчетов – классификация

Работа специалиста по кадрам лишь на первый взгляд кажется простой и интересной работой с людьми. В реальности специалисты сталкиваются с большими объемами данных, с которыми приходится работать – собирать в отчеты, делать анализ, сдавать отчеты.

Виды кадровых отчетов могут быть внутренними и внешними, то есть могут предоставляться непосредственно руководителю или для государственных организаций.

Руководителю обычно нужна статистическая отчетность – сколько сотрудников приняли на работу, сколько ушло, какая текучка кадров за период, возраст сотрудников и т.п.

Внешняя отчетность государственным организациям строго регламентирована и может сдаваться раз в год, раз в квартал.

Виды кадровых отчетов – как и куда сдаем

По необходимости специалист по кадрам должен подать государственным органам следующую информацию:

  • МВД – если компания принимала или увольняла иностранного работника
  • Военкомат – если в компании есть военнообязанные граждане
  • Служба занятости – если планируются сокращения или ликвидация компании
  • Раз в месяц менеджер отдела кадров должен предоставлять следующие виды отчетов:

  • Служба занятости – о наличии свободных мест
  • Росстат – статистические данные по работникам
  • ПФР – о застрахованных лицах
  • Ежеквартально нужно предоставлять отчет в Росстат, а ежегодно – в военкомат, ПФР и Росстат.

    И кроме того, руководство тоже требует свои отчеты – и тоже вовремя и регулярно!

    Виды кадровых отчетов – проблемы

    Отчеты для внешних и контролирующих органов выполняются по установленной форме. Проблемы возникают в момент выгрузки и сбора нужной информации.

    Какие именно проблемы существуют у специалистов по кадрам на пути составления отчетности?

  • Данные содержатся в разных источниках (которые могут быть в разных форматах)
  • Данные заполняются и вносятся в отчет вручную (!)
  • Сотрудников много, значит, данных еще больше
  • Основная проблема, это, конечно, ручное внесение данных. Сотрудник собирает отчетность по другим подразделениям, просит, например заполнить Excel-файл. Затем получает заполненные файлы, выгружает необходимые данные из других систем отчетности и начинает вручную эти данные обрабатывать и сводить в единый отчет. А что, если сотрудников много – от 100? А данных – еще больше?

    Создание отчетов затягивается и в итоге на собственно анализ ни сил, ни времени не остается. Получается, что сотрудники делают отчет ради отчета. И не видят в нем никакого практического смысла! Но данные должны работать. Сегодня пришло время управления на основе данных – их нужно анализировать, делать выводы, строить гипотезы.

    Виды кадровых отчетов – примеры

    Дашборд специалиста по кадрам

  • это общий отчет, на котором четко видна общая картина по компании – социально-демографическая картина, возраст сотрудников, их количество по подразделениям и все это – в разрезе отфильтрованного временного периода. Правда, удобно?
  • Карточка сотрудника

  • Удобная для просмотра форма с информацией по каждому сотруднику. Не нужно искать в папках личное дело или копаться в Excel-таблицах – вся подробная информация в одном клике мыши.
  • Обучение сотрудников:

  • Такой интерактивный отчет будет удобен для специалистов производственных компаний. В таких компаниях остро стоит вопрос сертификации и дополнительного обучения сотрудников. Чтобы не искать в таблицах информацию и не высчитывать информацию о дате следующего обучения, используйте вот такой дашборд. Красным цветом показываются сотрудники, у которых срок обучения уже практически подошел или уже прошел.
  • Виды кадровых отчетов – автоматизация

    В своей работе для отчетов по сотрудникам мы используем так называемые «коробочные» аналитические программы, типа Tableau. Их «взрослые» собратья – крупные и известные аналитические системы – стоят дорого и требуют для внедрения много времени и команду специалистов.

    В отличие от таких тяжеловесных продуктов «коробочные» аналитические продукты:

  • Легко устанавливать (за 2 минут скачиваете и устанавливаете)
  • Быстро осваивать (не нужны специальные знания IT или статистики – такие программы специально разрабатывались как «аналитика для неаналитика»)
  • Не содержат скрытых платежей: есть 14 дневная бесплатная версия с полным доступом. Затем оплата по прозрачной схеме –фиксированная сумма (от 2 тыс. рублей в месяц – на март 2018)
  • Интересно? Анализируйте! Не тратьте свое время на создание отчетов.

    Мы уже внедрили продукт Tableau во многих крупных компаниях. Мы работаем по всей России – обучаем, помогаем с внедрением, консультируем.

    Если есть вопросы, готовы провести презентацию по Skype или приехать лично в офис. Мы знаем все про Tableau!

    Отчетность отдела кадров

    Работа специалиста кадров – это не только работа с персоналом, но и рутинная работа по составлению регулярной отчетности – раз в год, раз в квартал, раз в месяц. Причем отчетность кадров предоставляется не только контролирующим органам, но и руководству. Как создать красивый и понятный отчет? Как сделать это быстро?

    Отчетность отдела кадров. Классификация

    Специалист по кадрам собирает огромные объемы данных, всю эту информацию нужно собрать, классифицировать, записать. А позже сделать по этим данным отчет. Причем в основном такие отчеты собираются вручную! То есть информация просто копируется из одной таблицы в другую.

    Какие отчеты требуются от специалиста по кадрам:

  • Отчетность руководству (статистика и анализ – почему такие цифры и что можно улучшить)
  • Отчетность в контролирующие органы
  • Отчеты нужно регулярно и постоянно, а на их создание тратится много времени.

    Отчет по обучению специалистов (сделано в Tableau)

    Отчетность отдела кадров. Что и куда сдаем

    В какие контролирующие организации и как часто нужно сдавать отчеты? Стандартный перечень таких отчетов следующий:

  • Если организация принимала на работу или увольняла иностранного работника – отчет в МВД (по мере необходимости),
  • Если трудоустроены военнообязанные граждане – в Военкомат (по мере необходимости)
  • Если планируется ликвидация организации или массовые сокращения – в Службу занятости
  • Раз в месяц специалист отдела кадров предоставляет следующие отчеты:

  • В Службу занятости – о наличии свободных мест
  • В ПФР – о застрахованных лицах
  • В Росстат – данные и статистика по сотрудникам
  • Ежеквартально отчет специалистов по кадрам ждут в Росстате, а ежегодно – в военкомате, ПФР и также в Росстате.

    Помимо всех этих отчетов, руководство компании также ждет отчетов по кадрам – и обычно такие отчеты необходимы раз в неделю по текущей работе и раз в месяц или квартал – в сравнении с периодами.

    Отчетность отдела кадров. Проблемы и сложности

    Основные проблемы при создании отчетов:

  • Много сотрудников, а значит, данных еще больше
  • Данные хранятся в различных источниках (таблицы, 1С, CRM, другие системы отчетности)
  • Данные собираются вручную (простым копированием!)
  • Конечно, в этом случае создание отчетов превращается в проблему, на копирование данных тратится драгоценное время.

    Отчетность отдела кадров. Автоматизируй!

    Многие компании упрощают процесс создания отчетов, используя специальные отчетно-аналитические системы. Крупные компании выбирают серьезные и тяжелые решения. Но минус таких решений — их стоимость и необходимость нанимать специалистов, которые будут обслуживать это решение (аналитиков и разработчиков).

    Сегодня также набирают популярность «легкие» отчетно-аналитические решения типа Tableau:

  • Легко устанавливать (как обычную программу)
  • Легко изучить
  • Прозрачная стоимость
  • Отчетность отдела кадров. Отчеты в Tableau

    Отчеты в Tableau легко и быстро собирать. Отчеты получаются визуально красивыми и поэтому понятными с первого взгляда.

  • Мы работаем с Tableau с 2012 года.
  • Мы работаем со всеми регионами России.
  • Мы помогаем, обучаем и консультируем.
  • Интересно? Попробуйте бесплатную версию Tableau и получите обучающие материалы:

    Кто сдает отчетность по форме СЗВ-М в 2016 году?

    Кто сдает СЗВ-М 2016 — вопрос, который стал часто возникать в крупных организациях, имеющих и полноценный отдел кадров, и бухгалтера, начисляющего взносы в ПФР и сдающего отчеты во все инстанции. Попробуем разобраться, кому же удобнее сформировать единый отчет по сотрудникам предприятия.

    Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?

    Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.

    Причем если на фирме менее 25 человек, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность составляет 25 человек и более, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

    В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?

    Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.

    Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.

    ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму.

    Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.

    Например, сотрудник был принят на работу 29 апреля 2016 года. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен. Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС. В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 10-го числа.

    На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято. И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М. И сможет при получении заветной зеленой карточки сразу подать форму СЗВ-М с признаком «доп», то есть дополняющую.

    Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.

    Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?

    Форма СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах компании-работодателя. Она утверждена постановлением ПФР от 01.02.2016 № 83п.

    Читайте так же:  4 Деко-идеи и 8 эконом-решений для сервировки стола на день рождения. Оформить стол ко дню рождения

    Сдается эта форма в территориальное отделение ПФР до 10-го числа каждого месяца. С 2017 года срок подачи отчета сдвинется на 5 дней, и в следующем году сдавать мы будем этот отчет до 15-го числа каждого месяца.

    Подробнее о сроках сдачи отчетности в нашей статье «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?».

    Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны сдавать все организации и ИП, которые имеют трудовой договор либо договор ГПХ хотя бы с одним сотрудником, вознаграждения по которому облагаются страховыми взносами.

    О том, какие именно выплаты облагаются страховыми взносами, подробно рассказано в статье «Что является объектом обложения страховыми взносами?».

    Даже если в ООО числится только директор, с которым заключался трудовой договор, заработная плата которому не начисляется, или директор сам себя отправил в бессрочный отпуск — все равно сдать форму на самого себя необходимо. Такие пояснения приведены в письме от 06.05.2016 № 08-22/6356. Сотрудники, начислений зарплаты по которым не было, также должны быть отражены в данной отчетности.

    ВАЖНО! Если у ИП нет работников, то сдавать данный отчет он не обязан!

    Для чего это надо? Таким образом ПФР будет контролировать работающих пенсионеров для корректировки ежегодной индексации пенсии.

    При формировании данной отчетности есть некоторые нюансы, на которые хотелось бы обратить внимание:

  • Если в отчетном периоде уже уволенному в прошлом месяце сотруднику вдруг перечислили премию, то в отчет все равно этого человека добавлять не надо, так как договора с ним уже нет.
  • Подача СЗВ-М не связана с наличием либо отсутствием выплат или начислений. Необходимо только наличие договора с работником. Так что не забудьте указать в форме и сотрудниц, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком.
  • ВАЖНО! При отсутствии деятельности (все сотрудники отправлены в неоплачиваемый отпуск, например), но при наличии оформленных трудовых отношений СЗВ-М все равно необходимо подавать!

  • Если в организации работников нет (не заключены договоры) и не ведется деятельность, то отчет можно сдать и без списка застрахованных лиц, это следует из информации на сайте ПФР — там приведены данные о новом модуле проверки, который пропустит четвертый раздел без указанных данных.
  • Если в компании существуют договоры гражданско-правового характера, выплаты по которым начисляются не каждый месяц, то данные сотрудники все равно должны быть включены в отчет на постоянной основе, пока длится действие договора в соответствии со сроками.
  • Содержание отчета СЗВ-М

    Итак, из чего же состоит отчет и как правильно его сформировать?

    Отдельного утвержденного порядка по заполнению и представлению формы не утвердили. Форма достаточно проста, и некоторые указания по заполнению приведены в ней самой.

    Во-первых, указываются реквизиты страхователя — регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все поля формы этого раздела являются обязательными к заполнению.

    Во-вторых, это отчетный период. Период для представления отчета — месяц, данные можно подать и раньше, запрета на это не установлено. Но необходимо помнить, что если в последние дни месяца после сдачи отчета вы примете на работу нового сотрудника, отчет будет считаться неверным и его придется дополнить.

    В-третьих, важно указать тип формы — исходная, отменяющая или дополняющая. Определить тип формы поможет бланк, там прописаны все возможные варианты.

    Ну и непосредственно сам раздел сведений о застрахованных лицах. В данном разделе необходимо указать следующие данные:

  • Фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • СНИЛС (указывается обязательно);
  • ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).
  • Сразу заметим, что закон от 01.05.2016 №136-ФЗ четко определил, что ИНН заполняется только в том случае, если он известен.

    Читайте об этом в нашей рубрике «СЗВ-М»:

    В соответствии с пояснениями к разделу 4 формы СЗВ-М, здесь указываются сведения о работниках, с которыми в указанном периоде существуют трудовые или ГП-договоры (на разовое выполнение работ или оказание услуг) либо другие виды контрактов, с выплат по которым перечисляются страховые взносы.

    Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.

    Отчетность кадровика бюджетной организации

    Все кадровые отчеты в 2020 году можно сгруппировать в отдельные категории по срокам и периодичности предоставления. Выделим следующие группы:

    Определим, какие отчеты сдает отдел кадров в разрезе этих категорий.

    Исключительная отчетность

    Особый тип сведений, которые касаются трудоустройства иностранных граждан. Кадровик компании, в которой приняли на работу иностранца, обязан в течение 3 рабочих дней оповестить МВД по вопросам миграции. Аналогичное уведомление придется направить в МВД, если трудовой договор или договор ГПХ с иностранным гражданином был расторгнут.

    Причем уведомление составляется по унифицированной форме. Бланк утвержден Приказом МВД России от 10.01.2018 № 11. Подробности — в статье: «Инструкция: как уведомить о приеме на работу иностранного гражданина по правилам 2020 года».

    Военкомат

    Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.

    Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:

    Извещение в военный комиссариат о списках принятых и уволенных сотрудников

    Сведения о движении военнообязанных сотрудников в бюджетном учреждении

    В течение 14 дней с момента наступления даты увольнения или принятия на работу

    Списки работников, состоящих на ВУ, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете

    Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата

    В течение 14 дней с момента получения запроса

    Информация для Службы занятости населения

    Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости:

    Наименование предоставляемой информации

    Срок сдачи, периодичность

    Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения

    За два месяца до начала соответствующих мероприятий

    Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан

    За три месяца до начала соответствующих мероприятий

    Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю

    В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы

    Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации

    По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН

    Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости

    В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина

    Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости

    В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве

    Ежемесячные формы кадровика

    Разберем, какие отчеты сдает кадровик и куда в 2020 году ежемесячно.

    СЗВ-М в Пенсионный фонд

    Ежемесячная форма отчетности, которая содержит информацию о застрахованных лицах. СЗВ-М заполняется на всех работников организации, с которыми заключены трудовые договоры. Включить в отчетность придется и тех специалистов, которые трудятся в учреждении по договорам гражданско-правового характера, подряда, авторского заказа и прочее.

    Бланк отчетного формуляра утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановлением Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п. Правила заполнения: «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».

    Информация для центра занятости

    Один раз в месяц придется подготовить отчеты в службу занятости населения.

    Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя

    Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации.

    Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации

    Статистические формуляры

    Каждый месяц кадровик совместно с бухгалтерией заполняет статистическую информацию по форме П-4. Этот отчет содержит информацию о количестве работников, фактически отработанном времени, а также о начисленной заработной плате и иных вознаграждениях за труд. Отчетность подают ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

    Квартальная отчетность

    В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числятся менее 15 работников. Бланк отчета един. Структура утверждена в Приказе Росстата от 06.08.2018 № 485. Направьте П-4 в Росстат до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

    Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих, а также о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Подавайте отчет до 8 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Бланк утвержден Приказом Росстата от 06.08.2018 № 485.

    Ежегодные формы кадровой отчетности

    Отчитываемся в военкоматы

    В соответствии с Постановлением № 719, руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности должны быть переданы по официальному распоряжению (приказу), который, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.

    Кадровик отчитывается в военкомат по формам:

    Форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных»

    Информация о военнообязанных сотрудниках в разрезе категорий должностей (руководство, служащие, специалисты или рабочие)

    Один раз в год, до 31 декабря отчетного года по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным

    Форма № 18 «Карточка учета организации»

    Общая информация об организации, обобщенные показатели о количестве военнообязанных граждан, работающих в организации

    Списки граждан в возрасте 15-16 лет

    Запрашиваемая информация указывается по формулярам кадровой отчетности

    Один раз в год, в сентябре

    Списки граждан мужского пола для постановки на ВУ впервые в следующем году

    Один раз в год, до 1 ноября

    Кадровые отчеты в Пенсионный фонд

    Госучреждения обязаны направлять сведения о персонифицированном учете работников в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Ежегодный отчет СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Информация из формы необходима для сверки и контроля поступившей информации из ФНС по единым расчетам по страховым взносам. Представители ПФР могут потребовать заполнить форму при оформлении работника на пенсию, не дожидаясь срока отчетности, предоставить ее придется в течение 3 рабочих дней. Ежегодный срок сдачи — до 1 марта следующего года.

    Дополнительно представители Пенсионного фонда могут затребовать справки, выписки из приказов, копии подтверждающих документов для назначения страховых выплат пенсионеру. Например, отчеты по формам СЗВ-К или СПВ-2. Конкретных сроков для сдачи такой документации не предусмотрено, обычно сроки указываются в индивидуальных запросах сотрудников ПФР.

    Читайте так же:  100 % регистрация ГБО. Договор на гбо

    Налоговые и статистические отчеты кадровика

    В территориальное отделение Налоговой службы кадровый работник обязан предоставить отчет о среднесписочной численности работников за отчетный год. Сдать его следует не позднее 20 января (практически сразу после новогодних праздников). Если в учреждении менее 25 человек, то отправить бланк отчета в ФНС можно на бумаге. Если среднесписочная численность равна или более 25 человек, то отчитаться можно только в электронном виде. Формат и правила составления отчета предусмотрены в Приказе ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/[email protected] Подробности — в статье: «Как составить отчет Сведения о среднесписочной численности работников» .

    Годовая отчетность в Росстат представляет собой форму № 1-Т (условия труда). От заполнения отчета освобождены только СМП. Бюджетники же заполняют бланк № 1-Т в обязательном порядке. Формуляр и правила заполнения представлены в Приказе Росстата № 485 от 06.08.2018. Направьте сведения в Росстат до 21 января года, следующего за отчетным.

    И вторая статистическая форма — № 7-травматизм. Подробности по оформлению отчета — в статье: «Инструкция: заполняем форму № 7-травматизм». Подайте сведения не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

    Некоторые сведения придется подготовить по индивидуальному запросу налоговиков или органов статистики. Сроки и формы указаны в индивидуальном запросе-требовании.

    Ведомственная отчетность

    Виды отчетов, предусмотренные учредителями, отраслевыми министерствами и ведомствами. Состав, формы, периодичность и особенности заполнения утверждаются соответствующими распоряжениями отраслевых органов управления. Одной из форм ведомственной отчетности кадровика является «Отчет по сети, штатам и контингентам», в которой представлена прогнозная количественная информация о штатной численности работников, обслуживаемому контингенту, наличию подразделений и прочей информации о получателях бюджетных средств. Сдается форма в сентябре текущего года.

    Периодические формы

    Сведения, которые необходимо предоставлять реже, чем один раз в год, обычно запрашивает Росстат. Среди таковых формуляров можно выделить:

    • форма № 1-кадры — ее запрашивают раз в 3, а то и 4 года;
    • форма № 57-Т — ее предоставляют один раз в два года;
    • приложение к форме № 7-травматизм — отчитываются один раз в три года.
    • Какая ответственность предусмотрена

      За нарушение обязательств по предоставлению СЗВ-М в Пенсионный фонд грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредоставленный документ.

      За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1-21.5 КоАП).

      Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.

      Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:

    • дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
    • штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.
    • Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.

      Итоговая таблица отчетности

      Используйте в работе единую таблицу сроков сдачи кадровой отчетности в 2020 году.

      Последний срок подачи сведений контролерам

      Наименование отчетного формуляра

      Статотчет П-4 сдают:

    • за декабрь прошлого года — организации, где более 15 работников;
    • за весь прошлый год — организации, где менее 15 работников.
    • СЗВ-М за декабрь прошлого года.

      Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год — в Росстат.

      Формуляр № 7-травматизм за прошлый год — в Росстат.

      Сведения о наличии вакантных, свободных мест — в службу занятости.

      Формуляр № 1-кадры. Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций.

      Отчет сдают 1 раз в 3-4 года!

      СЗВ-М за пошедший месяц.

      Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам года.

      Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.

      Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — в Росстат за первый квартал.

    • за март — организации, где более 15 работников;
    • за первый квартал года — организации, где менее 15 работников.
    • СЗВ-М за прошедший месяц.

      П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.

      Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за второй квартал.

      Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:

    • за июнь — организации, где более 15 работников;
    • за полугодие — организации, где менее 15 работников.
    • Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.

      В течение месяца

      Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста.

      Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за третий квартал.

    • за сентябрь — организации, где более 15 работников;
    • за 9 месяцев — организации, где менее 15 работников.
    • Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

      Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.

      Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, — в военкомат.

      Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.

      Сведения о заработной плате работникам по профессиям и должностям (форма № 57-Т). Отчет сдают 1 раз в два года — по нечетным годам — за октябрь текущего года.

      Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.

      Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

      Скачать проверочные листы по кадровой отчетности 2020 года

      Распечатайте и используйте для самопроверки.

      Отдел кадров

      Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

      Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

      Цель отдела кадров

      Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

      Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

      Задачи отдела кадров

      Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

      Также основными задачами отдела кадров являются:

      организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

      создание эффективной системы штатных сотрудников;

      разработка карьерных планов сотрудников;

      разработка кадровых технологий.

      Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

      Функции отдела кадров

      Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

      К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

      определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

      анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

      внедрение систем мотивации труда;

      подготовка штатного расписания предприятия;

      оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

      проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

      ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

      организация аттестаций сотрудников;

      подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

      Структура отдела кадров

      Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

      В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

      В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

      В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

      На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

      Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

      Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

      Взаимодействие с бухгалтерией организации

      Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

      Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

      Взаимодействие с юридическим отделом

      Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

      Взаимодействие с другими подразделениями компании

      По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

      Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

      Кадровик (HR-менеджер)

      Кадровик (специалист отдела кадров, менеджер по персоналу или инспектор по кадрам) – это сотрудник компании, который занимается кадровым делопроизводством и несет ответственность за формирование кадровой политики предприятия.

      Деятельность кадровика осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, согласно Положению об отделе кадров непосредственно самой организации, ее уставом, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции.

      Требования к инспектору по кадрам

      В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

      Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;

      Оформление трудовых книжек и их хранение;

      Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;

      Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;

      Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;

      Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;

      Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;

      Работа с архивом.

      Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

      Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

      Задачи специалиста по кадрам

      Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

      Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:

      Осуществляет подбор персонала;

      Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;

      Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;

      Ведет учет трудовых книжек;

      Управляет механизмом поощрения и наказания;

      Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;

      Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;

      Оформляет графики отпусков;

      Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;

      Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;

      Ведет документацию для архива.

      Должностная инструкция кадровика

      Кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основании приказа генерального директора организации.

      Кадровик должен знать следующее:

      Действующее трудовое законодательство;

      Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее;

      Правовые и законодательные документы, касающиеся:

      — процесса ведения и управления личными делами сотрудников;

      — оформления пенсий, ведения трудовых книжек;

      — заключения трудовых договоров;

      Правила ведения персональных данных работников;

      Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций;

      Правила работы с кадрами и подготовки необходимой отчетности.

      Права специалиста отдела кадров

      Кадровик имеет следующие права:

      Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей;

      Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности;

      Получать в полной мере качественную техническую и информационную поддержку для исполнения своих должностных обязанностей;

      Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.

      Необходимые умения и навыки кадровика

      Специалист кадровой службы должен иметь хорошие знания в делопроизводстве, управлении, социологии, юриспруденции и психологии. Он должен прекрасно ориентироваться в современных методах оценки персонала.

      Кадровик должен быть доброжелательным и коммуникабельным, иметь развитую интуицию, ведь он работает с людьми. Желательны умения работать в команде, организаторские способности, стремление к постоянному самосовершенствованию.

      Ответственность специалиста отдела кадров

      Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

      Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;

      Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;

      Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

      Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

      Оформленных договоров с сотрудниками;

      Документации по охране трудовой деятельности;

      Составленного графика отпусков.

      Плюсы профессии кадровика

      К положительным моментам можно отнести:

      Возможность карьерного роста и высокой заработной платы;

      Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты;

      Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед;

      Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование;

      Бумажная работа без особой подвижности. Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией, составление приказов, протоколов и служебных записок.

      Минусы профессии кадровика

      К негативным моментам следует отнести:

      Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;

      Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;

      Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;

      Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;

      Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;

      Итоги

      Профессия кадровика — значима и важна в деятельности любой компании.

      Инспектор по кадрам занимается не только подбором персонала для предприятия, но и ведет большой объем документации.

      В основном работа специалиста по кадрам связана с ведением архива, личных дел работников организации, документальным оформлением приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников компании, воинским учетом, оформлением пенсий, отпусков и графиков.

      Основы кадрового менеджмента

      Организация учета и отчетности по кадрам

      Помимо учета личного состава предприятия (организации) отдел кадров ведет учет и по другим направлениям, например учет отпусков, трудовых книжек, резерва на выдвижение, взысканий, поощрений и др. Порядок оформления и учета отпусков. Отпуск оформляют в отделе кадров. Согласно графику рабочие и служащие за две недели получают записку о предоставлении отпуска, согласуют дату отпуска с руководителем подразделения и возвращают бланк записки об отпуске с его подписью в отдел кадров. Работник отдела кадров вносит записи об очередном отпуске в личную карточку и журнал учета отпусков. Затем записку о предоставлении отпуска передают в бухгалтерию для расчета. На руководителей подразделений, а также материально ответственных работников кроме записки об отпуске оформляют приказ с указанием замещающих сотрудников. По окончании текущего месяца работник по кадрам, ведающий учетом отпусков, подводит итог количества работников, находившихся в различного рода отпусках, и составляет сводную справку.

      Учет и ведение трудовых книжек рабочих и служащих осуществляются в порядке, предусмотренном инструкцией.

      Учет награждений рабочих и служащих орденами и медалями, присвоения им почетных званий ведется в отделе кадров в специальном журнале. Поощрения объявляются в приказе или распоряжении, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника. Работники отдела кадров ведут также учет взысканий, которые объявляются в приказе (распоряжении) и сообщаются работнику под роспись. Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не заносятся. Журнал учета дисциплинарных взысканий ведется по следующей форме: номер по порядку; фамилия, имя, отчество; номер и дата приказа; должность и место работы; характер нарушения; вид и содержание дисциплинарного взыскания. Кроме журналов в личных делах по персональному учету кадров должны быть листы поощрений и взысканий, в которых отражается, за что и как поощрен или наказан работник.

      Учет резерва кадров на выдвижение осуществляется отделом кадров посредством составления списков и картотеки резерва. Списки резерва составляются отдельно по каждой номенклатуре. Одновременно со списками на каждого работника, зачисленного в резерв, заводятся специальные карточки. Карточки учета резерва составляют картотеку резерва, внутри которой формируются разделы, соответствующие утвержденным номенклатурам должностей. Разделы резерва по номенклатурам, в свою очередь, делятся на группы по конкретному должностному признаку кандидатов на выдвижение. Например, в разделе картотеки «Номенклатура руководителя предприятия, организации» могут быть выделены следующие подразделы: резерв начальников цехов; резерв начальников отделов технического профиля; резерв начальников отделов экономического профиля и т. д. Карточки учета резерва помимо обязательных социально-демографических данных претендентов включают сведения о повышении их квалификации и общеобразовательного уровня, временном замещении других должностей, командировках и стажировках, выполнении специальных поручений, выполняемой работе и др. Списки резерва кадров на выдвижение составляются по приведенной далее форме.

      № п/п На какую должность планируется Фамилия, имя, отчество Год рождения Образование (какое учебное

      заведение и когда окончено)

      Место работы и должность (с какого времени)

      Кроме перечисленных отделом кадров ведутся и другие виды учета. Так, отдельным списком осуществляется учет совместителей, несовершеннолетних работников, молодых специалистов и молодых рабочих, а также табельный учет, учет по профессиональному обучению и повышению квалификации рабочих и служащих и др.

      Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической отчетности.

      При организации учета кадров с помощью подсистемы АСУ «Кадры» министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработке кадровой информации [2].

      Обработка информации в подсистеме АСУ «Кадры» осуществляется в двух основных режимах:

      1) по установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности;

      2) в запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений.

      Выдача персональных данных возможна в таких режимах:

      ¦ разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания);

      ¦ данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса);

      ¦ данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);

      ¦ аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);

      ¦ вводимые и корректируемые данные (режим ввода).

      С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ «Кадры» (такие как подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).

      Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной базе.

      Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на ф у н к ц и о н а л ь н ы е з о н ы:

      • управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы);

      ^ ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);

      ^ работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью);

      ^ работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

      ^ контакта, или конфиденциального общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе);

      кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ);

      ^ хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам). Как показывают расчеты, оптимальный размер помещения кадровой службы на

      предприятии с численностью работающих до 3 тыс. человек составляет около 150

    Добавить комментарий

    Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.