Учет рабочего времени сотрудников. Контроль и учет рабочего времени сотрудников приказ

В обязанности табельщика входит следующее:

  • разработка графиков сотрудников;
  • Существуют два вида учета использования времени труда: сплошной и метод отклонений. Сплошной метод еще называют поденный. Методом отклонения также называют еженедельный учет. Оба вида используются для оптимизации работы в организации в зависимости от ее специфики.

    Еженедельный учет применяется в отношении работников с гибким графиком, у которых разная продолжительность работы каждый день по итогам недели составляет норму. Такой способ используется при особой специфике работы организации или по договоренности с работником.

    Для определения почасовой ставки необходимо размер оклада умножить на число месяцев в году и разделить на количество рабочих часов в году: 20 000 ? 12 / 1973 = 121, 64 рублей (почасовая ставка).

    Наиболее применяемыми методами учета рабочего времени являются следующие: пропускной режим (турникеты, журнал), контроль за посещаемостью со стороны непосредственных руководителей, возложение обязанности на самих работников (составление отчета о проделанной за день работе), использование видеокамер и специального программного обеспечения. Автоматизированные методы возлагаются на сотрудников IT отдела.

    Табель

    Выглядит табель так:

    Подробно о заполнении табеля можно посмотреть здесь.

    Автоматизированный учет использования рабочего времени

    Существуют разнообразные системы учета рабочего времени:

  • Компьютерные программы.
  • GPS.
  • Если надо вести учет рабочего времени мобильных сотрудников, которые не имеют постоянного рабочего места в офисе, например, водители, или курьеры, то используют GPS-систему. В кабину водителя будет интегрировано и настроено специальное оборудование и ПО, позволяющие осуществлять GPS-мониторинг и составлять необходимые отчеты.

    Если работник передвигается не на автомобиле, а пешком и на общественном транспорте (так обычно работают курьеры, мерчандайзеры, торговые представители) — для учета рабочего времени используются трекеры или приложения, установленные на мобильном телефоне сотрудника.

    Учет рабочего времени сотрудников

    Составлением табеля, в котором будет отражаться режим и учет рабочего времени, занимается назначенное руководителем лицо — табельщик. Он несет ответственность за соблюдение требований к оформлению табеля и достоверность фиксируемых в нем данных.

  • фиксирование прихода на работу и ухода;
  • проверка документов, которые предоставляет работник в качестве уважительной причины своего отсутствия (больничный, повестка в суд и т. д.);
  • Поденный учет используется в организациях с одинаковой продолжительностью смен. Использование такого вида табелей помогает фиксировать отработанные работником часы и избежать переработок отдельными сотрудниками.

    Методы осуществления контроля

    Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

    После заполнения табель передается для ознакомления руководителю, а затем расчетной группе для начисления заработной платы согласно отработанной норме. Чаще всего записи для сохранности создаются и в бумажном, и в электронном видах.

    Для тех руководителей, которые хотят знать не только о времени прихода и ухода сотрудника, но и о том, чем именно на рабочем месте занимается специалист, разработаны онлайн-системы, отслеживающие рабочие процессы. Такую онлайн-систему устанавливают на ПО персонала. Она будет собирать информацию о всех действиях сотрудников за компьютером: кто опаздывает или покидает работу раньше положенного, отсутствует на рабочем месте, какими программами и приложениями пользуется, какие интернет-сайты посещает и какие действия совершает в сети.

    В связи с тем, что учет рабочего времени на 2020 год, как и на предыдущие годы, является обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к ответственности административного типа за несоответствие заполненных данных действительности.

    Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая трудовые нормы, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 000 рублей. Повторные нарушения наказываются жестче.

    Работу по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей.

    Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

    Положение об учете рабочего времени

    Положение фиксирует в организации распределение времени труда для каждого работника и учитывает как рабочие, так и выходные дни. Также в нем отражаются выявляемые нарушения, за которые работника привлекают к ответственности дисциплинарного характера.

  • соблюдение сотрудниками определенного работодателем регламента и нормо-часов;
  • сообщение работодателю о нарушениях трудовой дисциплины, допущенных сотрудниками.
  • С Положением, в котором фиксируется учет рабочего времени, табельщик должен быть ознакомлен под подпись. В противном случае будет считаться, что его не ознакомили с возложенными на него обязанностями. См. ниже образец (скачать документ можно в конце статьи).

    Виды учета

    Кроме того, такой способ позволяет учесть права и интересы сотрудников льготной группы, которым устанавливается индивидуальная продолжительность рабочего дня, согласно статье 94 ТК РФ (несовершеннолетние до 16 и до 18 лет, инвалиды, спортсмены, педагоги и так далее).

    Суммированный учет времени труда

    Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается ст. 104 ТК РФ в тех случаях, когда ни один из других способов не может применяться (например, при круглосуточном, посменном режимах или при скользящем графике).

    Основаниями для его применения является право складывать отработанные в разное время часы для соблюдения нормы выработки, но за более длительный период. Главным условием суммирования работы является выполнение по итогам подсчета часов нормы труда.

    Часто такую форму применяют при скользящем рабочем графике. Локальными актами организации устанавливается период, в рамках которого контролируются часы работы сотрудников, который, несмотря на различные временные рамки занятости, в совокупности даст усредненную сорокачасовую норму.

    Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

    Оклад сотрудника: 20 000 рублей.

    Определение размера заработной платы будет рассчитываться, исходя из количества отработанных часов, умноженного на почасовую ставку.

    Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная и автоматизированная.

    Любая система учета рабочего времени будет успешно работать при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор системы контроля зависит от специфики деятельности предприятия, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

    Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне, как и при нормированном, должен производиться путем заполнения табеля. Он заполняется вручную табельщиком (при большом штате сотрудников — в электронном виде). Записи вносятся ежедневно.

    1. Биометрические системы.
    2. С помощью биометрической системы (отпечатки пальцев) руководитель получает доступ к информации о времени прихода-ухода сотрудников на рабочее место. Кроме того, она не позволит посторонним попасть в здание или помещение. Такие системы широко используют компании, озабоченные сохранением секретности данных: например, банки, некоторые производственные предприятия, разработчики программного обеспечения и другие.

      Ответственность работодателя

      Учет рабочего времени

      Учет рабочего времени
      с помощью

      У читывать отработанное время – обязательная часть рабочего процесса, влияющая на многие факторы, в том числе на начисление сотрудникам заработной платы. Грамотный учет рабочего времени способствует поддержанию трудовой дисциплины, рациональному перераспределению рабочих заданий, повышению производительности труда, что приводит к увеличению доходов всего предприятия и отдельных сотрудников.

      Цели учета

      Распределение должностных обязанностей осуществляется работодателем или руководителем, исходя из объемов заданий, которые возможно выполнить в установленный период времени с учетом специфики функционирования предприятия.

      Продолжительность рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом (статьей 91) и составляет 40 часов в неделю. А ориентировочный перечень рабочих обязанностей прописан в квалификационном справочнике.

      Кроме норм законодательства и специфики работы предприятия при составлении рабочей инструкции рекомендуется учитывать:

      Конечно, склонность сотрудника к регулярным перекурам или систематическим опозданиям в инструкции не предусмотрена. Однако затор или авария на дороге, внезапная болезнь работника могут существенно изменить распланированный объем задач.

      Кроме персональных проблем сотрудников возможны объективные обстоятельства, срывающие рабочий график. К ним относят:

    3. аварии на предприятии;
    4. недопоставку деталей или комплектующих;
    5. стихийные бедствия.
    6. Перечисленные объективные факторы также сказываются на количестве реализованных задач, что приводит к дисбалансу между материальными затратами (оплата труда) и объемом выполненных работ.

      С этой целью проводится учет отработанных часов, позволяющий достичь нескольких целей:

    7. Усиление рабочей дисциплины: минимизация опозданий, досрочного ухода с работы, игр на рабочем месте, переписки в соцсетях, перекуров и кофе-брейков в течение дня.
    8. Увеличение качества и результативности труда.
    9. Уменьшение ресурсов на заработную плату сотрудникам. Из оплачиваемого периода исключается время, на протяжении которого сотрудники не исполняют свои обязанности, даже если простой вызван технологическим сбоем или связан с нарушением соглашения третьими лицами.

    Работодатель, который ведет учет рабочего времени, оплачивает исключительно время, когда работники предприятия производят продукцию, а не отсиживают смену в ожидании поставки деталей или починки оборудования.

    Вычислять ситуации, когда компьютер включен для вида, помогает «КИБ СёрчИнформ». Модуль ProgramController отслеживает, сколько времени сотрудники проводят в программах и приложениях и какие операции в них выполняют.

    Документальное оформление

    Трудовое законодательство России обязывает организацию, вне зависимости от формы собственности, вести тщательный документальный учет отработанных сотрудниками часов. Порядок оформления учета закрепляется внутренними документами компании:

  • Правила трудового распорядка.
  • Коллективное соглашение.
  • Контракт о выполнении работ (оказании услуг).
  • Указанные документы регламентируют распорядок рабочего времени: продолжительность смены, количество перерывов, их длительность, время начала и окончания смены, количество выходных, длительность отпуска.

    Это предполагаемый рабочий график. А ежедневный учет рабочего времени оформляется в виде табеля выхода сотрудников. Его задача – зафиксировать отработанное время с учетом:

  • сверхурочного труда;
  • нахождения в командировке;
  • болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности;
  • выхода в ночь;
  • выходных, праздничных, нерабочих дней.
  • На отдельных предприятиях учетная документация ведется по упрощенной схеме или разрабатывается внутренняя кодировка рабочего времени сотрудников. Это связано с особенностью функционирования организации или спецификой труда отдельных сотрудников.

    Классификация учета

    Трудовое законодательство предусматривает три разновидности учета отработанных часов:

    Выбор разновидности учета осуществляется исходя из специфики работы организации.

    Ежедневный

    Ведение ежедневного учета характерно для организаций с одинаковой продолжительностью рабочих смен. Ежедневный учет позволяет зафиксировать отработанное время, избежать переработок.

    Контроль переработанного времени осуществляется во избежание превышения фонда заработной платы организации. Ежедневный учет помогает фиксировать рабочее время персонала, относящегося к льготникам. Длительность рабочего времени таких сотрудников регламентируется 94 статьей ТК РФ и составляет:

  • Для сотрудника младше шестнадцати лет – не более пяти часов в день, от шестнадцати до восемнадцати – семь часов в день. Если несовершеннолетний сотрудник совмещает работу с учебой в вузе, норма рабочего времени сокращается в два раза.
  • Длительность рабочего времени для инвалидов зависит от восстановительной программы и возможной нагрузки.
  • Сотрудникам, занимающимся творческой работой, или спортсменам предлагают гибкий график.
  • Трудовой кодекс (статья 92) предусматривает возможность уменьшения рабочего времени по личному заявлению сотрудника, обусловленному семейными или личными обстоятельствами.

    Недельный

    Кадровики ведут недельные табели учета, если на протяжении недели продолжительность рабочего времени варьируется вследствие специфики функционирования организации.

    Если сотрудники работают по гибкому графику с нерегламентированным рабочим временем, без ведения недельного учета не обойтись. Он помогает скорректировать длительность рабочего времени для соблюдения норм, предусмотренных ТК РФ, и избежать переработок.

    В отдельных организациях практикуются раздробленные смены. Это связано со спецификой функционирования компании. В недельном учете рабочего времени отражают отработанные по факту часы, что позволяет вложиться в предусмотренную законодателем норму рабочего времени, избежать недоработок или сверхурочного труда.

    Обобщенный

    Применение обобщенного учета регламентировано статьей 104 Трудового кодекса федерации. Такая форма контроля рабочего времени предусмотрена для компаний, где другие формы учета вестись не могут вследствие особенностей производственного процесса предприятия. Таким компаниям законодатель предоставляет возможность суммировать отработанное время за длительный период с целью соблюдения предусмотренной ТК РФ нормы рабочих часов.

    Примером использования обобщенного расчета рабочего времени является предприятие с круглосуточным производственным процессом. Работа на таком предприятии предусматривает дневные и ночные смены. Соответственно, подсчитать рабочее время отдельных сотрудников за день или неделю невозможно. Поэтому учитываются рабочие часы за квартал или полугодие. При этом важно отработать установленную норму часов.

    Применяется обобщенный учет для скользящего графика работы. Такой график предполагает разную рабочую нагрузку в разные дни недели. Отработанное время при скользящем графике распределяется на учетный период, установленный внутренними актами компании, и соотносится с сорокачасовой нормой, предусмотренной законодателем.

    Способы ведения учета

    Способы контроля рабочего времени зависят от таких факторов:

  • специфика функционирования предприятия;
  • уровень трудовой дисциплины работников;
  • финансовое положение компании;
  • соотношение затраченных ресурсов и полученного дохода;
  • корпоративная политика компании.
  • В зависимости от дисциплинированности работников, уровня доходов, администрация контролирует отработанное время при помощи:

  • организации пропускного пункта на предприятии с персональной картой доступа, охранником либо вахтером, ответственным за фиксацию в журнале времени прихода/ ухода сотрудника;
  • контроля руководителя над соблюдением рабочего графика его подчиненными;
  • самоконтроля персонала компании – оставление ежедневной отчетности о выполненных задачах;
  • автоматизированного контроля времени прибытия (ухода) сотрудника с применением сканера;
  • установки камер видеонаблюдения за использованием сотрудниками рабочего времени: выполнение рабочих задач или решение личных вопросов.
  • Порядок ведения учета

    Трудовое законодательство предусматривает контроль рабочего времени посредством ведения табеля. Унифицированная форма табеля учета для компаний всех форм собственности закреплена Постановлением Госкомстата №1.

    Правила заполнения

    Трудовое законодательство предусматривает ежедневное заполнение табеля вне зависимости от выбранной разновидности учета рабочего времени. Такое положение обосновано форс-мажорными ситуациями, предусмотреть которые заранее невозможно.

    Необходимость устранения последствий аварии может стать причиной сверхурочной работы отдельных сотрудников. Болезнь работника, внеочередная командировка, стихийное бедствие – все эти факторы могут изменить период рабочего времени.

    Существует две методики фиксации отработанных часов:

  • Методика полной фиксации выхода и невыхода работника.
  • Методика фиксации отсутствия сотрудника на рабочем месте: вследствие невыхода, опоздания, отгула, отпуска, больничного, командировки.
  • Ежедневный табель учета предусматривает проставление кодов условных обозначений в верхних частях граф при отсутствии сотрудника по причине болезни, прохождения обучения, задействования в общественно полезных работах, отпуска или отгула. Нижняя часть граф не заполняется.

    Если штат компании невелик, табель заполняется вручную ответственным за его ведение сотрудником. В крупных корпорациях используется электронная программа контроля рабочего времени персонала. Подсчет результатов осуществляется администратором программы в автоматическом режиме и сдается в сроки, установленные внутренними документами.

    Заполненный табель направляется в бухгалтерию. Заработная плата начисляется, исходя из данных про отработанное время. Для усиления контроля табель заполняется и автоматически, и вручную. Это позволяет исключить «человеческий фактор», а также технический сбой и является наиболее объективной методикой учета отработанных часов.

    Ответственность за учет

    Должностные обязанности предусматриваются в трудовом контракте, а также вменяются на основании распоряжения руководителя. Это правило распространяется и на ведение учета отработанных часов.

    В крупных корпорациях изначально предусмотрена должность «табельщик», главной обязанностью которого является заполнение табеля об отработанных часах сотрудников и правильность указанных сведений.

    В небольших компаниях контроль количества отработанных часов возлагается на начальников отделов (секторов) по приказу директора.

    Вне зависимости от того, кто из сотрудников отвечает за заполнение табеля, контролирует учет кадровик или менеджер по персоналу. Именно на этих работников возлагается обязанность составления приказов об отпусках, заполнения командировочных листов, распоряжений о сверхурочной работе. Поэтому кадровик контролирует отражение указанных периодов в табеле.

    Начальник подразделения (отдела, сектора) подписывает учетные табели, поэтому ответственность за достоверность информации лежит и на нем.

    Взыскания за нарушения

    Контролировать время работы персонала – не право работодателя, а его обязанность. Отсутствие учета или существенные нарушения в заполнении табеля – причина привлечения ответственных за его ведение сотрудников к административной ответственности.

    Компания, допустившая нарушения в заполнении учетной документации, привлекается к административной ответственности по статье 5.27 КоАП России, предусматривающей штраф от пятидесяти тысяч рублей.

    Автоматизированные программы учета

    IT-решение «Табель учета отработанных часов» разработано для автоматизированного контроля работы сотрудников. С его помощью можно:

  • Облегчить ведение учета.
  • Заполнить табели с использованием законодательно утвержденных кодов и условных знаков формы Т-13.
  • Сохранить информацию в форматах: XLS, DOC, OpenOffice.
  • Автоматически архивировать сохраненные данные.
  • Подобные программы предлагают российские и иностранные вендеры. Воспользовавшись услугой бесплатного тестирования продукта, можно оценить удобство интерфейса, качество, функциональность и простоту использования программы.

    Учет отработанных часов – неотъемлемая часть функционирования предприятия. С его помощью облегчается начисление заработной платы и повышается трудовая дисциплина в коллективе. Поэтому ведение учета требует ответственного подхода.

    Особенности учета рабочего времени

    Контроль рабочего времени
    с помощью

    А спект учета рабочего времени берется во внимание всеми предприятиями, поскольку именно от него зависят такие показатели, как:

  • продуктивность работы сотрудников (уменьшается трата времени на решение личных вопросов);
  • рациональное распределение объемов выполняемых работ (без перегрузок работников);
  • заработная плата персонала (начисляется строго пропорционально выполненному объему работ);
  • трудовая дисциплина коллектива;
  • рентабельность компании (повышается эффективность труда при учете рабочего времени);
  • нормированность или гибкость графика (количество смен или часов зафиксировано документально).
  • Рабочему времени посвящается целая статья Трудового кодекса государства (в РФ это четвертая статья). Рабочим, или трудовым, временем считается период исполнения трудовых обязанностей члена коллектива с учетом правил внутреннего распорядка и требований, которые описаны в трудовом договоре.

    Существует стандарт, которого должны придерживаться все предприятия, нормы рабочего времени не должны превышать 40 часов в неделю. Эти цифры и подсчеты проанализированы Минздравсоцразвития, то есть если неделя работы 40-часовая, то в день полагается работать не более 8 часов. А для определенных должностей и специальностей установлен неполный рабочий день или ненормированный рабочий график.

    Режим работы каждой фирмы можно выбирать самостоятельно с учетом специфики деятельности и общепринятых норм. Все нюансы рабочего времени должны быть задокументированы, в частности, сокращенное время работы, длительность трудовой недели и сменность.

    Важно создать рациональную инструкцию по использованию рабочего времени для каждой должности. При этом важно учесть нюансы в виде:

  • человеческого фактора (индивидуальные особенности каждого сотрудника);
  • форс-мажорных обстоятельств.
  • В документах не учитываются склонность персонала к организации частых перерывов длительностью до 5 минут, опоздания на работу, использование рабочего времени для решения личных проблем, а также другие факторы, влияющие на объем и качество проделанной работы.

    Важно учесть отсутствие сотрудников в связи с болезнями или аварийные ситуации в компании. Бывают случаи задержки комплектации, которая требуется для выполнения работы, или мешает решить задачу отсутствие нужной информации. Это значительно замедляет процесс выполнения работы и снижает желаемый объем, что приводит к нарушениям равновесия между реальными затратами на оплату труда и выполненной работой. А грамотный учет времени поможет выстроить стратегию и учесть все условия.

    Учетом отработанных часов можно устранить такие проблемы, как:

  • Опоздания на рабочие места, игры и переписки в соцсетях на рабочем месте, частые кофебрейки.
  • Низкое качество работы и непродуктивность сотрудников длительное время.
  • Завышенная оплата труда (оплата времени, когда не выполняется работа по вине сотрудника или третьих лиц, посторонних факторов).
  • ProgramController модуль «КИБ СёрчИнформ», собирает данные об активности пользователя и времени, которое он провел в приложениях.

    Документация для грамотного учета рабочего времени

    Чтобы соответствовать нормам законодательства РФ о труде, следует вести тщательный учет рабочего времени. Существуют нормативы и порядки ведения этого показателя, они закрепляются в следующих документах или локальных актах, согласованных с Трудовым кодексом:

  • Правила распорядка трудового дня.
  • Договор, который составляется коллективно.
  • Договор между сторонами о взаимном сотрудничестве.
  • Все показатели, в том числе продолжительность рабочего дня, время между отдыхом и работой, суммарное трудовое время за неделю, должны быть указаны в этих документах. Новый сотрудник при подписании договора должен обратить внимание на нормативы и графики, чтобы потом не возникало недоразумений.

    Компания должна вести и ежедневный отчет, в котором указывается размер отработанного времени с учетом непредвиденных ситуаций. Для этого создан специальный документ – табель выходов, где фиксируется:

  • количество ночных смен;
  • количество сверхурочных;
  • больничные листки сотрудника;
  • выходные персонала (количество или время);
  • командировки работников;
  • особенности, связанные с обычными трудовыми периодами днем.
Читайте так же:  Алексей Юрьевич. Природоохранительные законы рф

Чтобы не фиксировать все происходящее, предприятия могут остановить выбор на специальном бланке с названием Положения, в котором также происходит фиксация рабочего времени, его особенностей и составляющих труда. В нем можно просчитывать потери рабочего времени.

Методики учета рабочего времени

Согласно законодательству, существует три вида учета рабочего времени персонала:

Каждая организация вправе сама выбирать свой способ по учету времени в связи с индивидуальными особенностями, но так, чтобы система была зафиксирована законодательством.

Поденная методика

Способ используется в организациях, у которых график труда представляет одинаковую продолжительность смен ежедневно, с целью фиксации отработанного времени и чтобы избежать переработок. Всему персоналу устанавливается одинаковая трудовая смена по учету, а также ведется контроль над превышением установленной нормы.

Поденный учет оплаты труда используется по отношению к сотрудникам, которые имеют набор льгот и руководствуются статьей 94 Трудового кодекса РФ. Для них существует индивидуальная протяженность дневной смены. Сюда относятся:

  • Несовершеннолетние работники: выделяется время в размере 5 часов до 16 лет и 7 часов до 18 лет на выполнение дневного объема работ. Если дети проходят обучение в вузе, то установленную норму делят пополам.
  • Люди с ограниченными возможностями. Учитывается нагрузка в соответствии с показаниями врачей и реабилитологов в зависимости от этапа восстановления или степени проявления заболевания.
  • Работники творческих профессий и спортсмены имеют пониженную нагрузку за счет ненормированного рабочего графика.
  • По ряду обстоятельств для сотрудника может быть установлена сокращенная рабочая смена в индивидуальном порядке на предприятии. Поэтому важно для таких рабочих организовать поденный учет рабочего времени.

    Еженедельный метод учета

    Такой способ учета рабочего времени устанавливается в компаниях, чей персонал имеет в течение недели разную продолжительность смен. Например, в организации, которая работает по гибкому графику, рекомендовано вести документ еженедельно в связи с корректировкой продолжительности смен. В итоге рабочая смена за неделю не должна превышать нормативы в 40 часов по учету рабочего времени.

    Читайте так же:  Земельный налог 2020. Земельный налог подмосковье 2020

    А еще такой способ актуально применять, если у работников есть раздробленные смены, при этом важно не потерять и указать в учете и документах все рабочее время, исключить недоработки или переработки сотрудника. В результате важно вписаться в норму.

    Суммированный способ учета рабочего времени

    Такая методика учета рабочего времени официально закреплена в статье 104 Трудового кодекса РФ. Она используется в тех случаях, когда компания не может вести учет рабочего времени предыдущими способами (поденным или еженедельным).

    Поэтому закон предусматривает такой способ суммации отработанных часов за более продолжительный период. Но этот показатель все равно не должен превышать нормативов. Например, существуют фирмы, которые работают круглосуточно, включая дневные и ночные смены, а 40-часовую неделю не получается соблюсти в учете. Поэтому они могут воспользоваться квартальными показателями или полугодичными нормативами с учетом их выполнения.

    Такая методика учета рабочего времени используется в случае скользящего графика занятости. Он подразумевает выход на работу в разное время и дни недели. Все условия должны быть тщательно прописаны в локальных актах и опять-таки вписываться в норму 40-часовой недели. Для работодателей, не соблюдающих эти условия, существует установленная административная ответственность.

    Кто может трудиться по неполному рабочему времени?

    Сокращенная продолжительность рабочего времени применима к следующим категориям населения:

  • Дети младше 16 лет – установлено ограничение до 24 часов в неделю.
  • Подростки от 16 до 18 лет. Их норма со временем увеличивается до 35 часов в неделю. Эти же показатели относятся к инвалидам первой и второй групп.
  • Люди, работающие в опасных условиях или вредных условиях труда, могут выполнять обязанности 36 часов в неделю.
  • Неполное трудовое время должно оговариваться заранее между руководителем и подчиненным на этапе подписания контракта и обозначаться в учете. Обязанность вести учет неполного рабочего времени лежит на нанимателе только по отношению к таким группам населения, как:

  • беременные женщины;
  • родитель ребенка младше 14 лет;
  • родитель ребенка несовершеннолетнего инвалида;
  • люди, которые ухаживают за болеющим родственником (по врачебному заключению).
  • Неполное рабочее время может быть установлено по усмотрению, например, неполный рабочий день (сокращенный) или неполная рабочая неделя (выходы день через день или день через два). Такое расписание не должно сказываться на трудовых правах члена коллектива и на длительности его отпуска. Оплата выполненной работы производится пропорционально сделанным объемам.

    Методы учета рабочего времени персонала в организации

    Применение любой из методик слежения за рабочим временем и учета выполненной работы невозможно без осознания и принятия во внимание следующих аспектов:

  • Специфика занятости в компании и рабочее время.
  • Дисциплинированность коллектива.
  • Финансовое состояние фирмы.
  • Корпоративная этика.
  • Соотношение затрат на каждого сотрудника и его производительности.
  • В зависимости от личностных аспектов деятельности и работы в коллективе, а также отношения к труду самих сотрудников, их мотивированности и требований к качеству работы, руководитель может применить такие способы, помогающие организовать учет рабочего времени в компании:

  • Установление пропускного режима рабочего времени с использованием техники по учету, наем охранника или вахтера, ведение журнала прихода сотрудников и их ухода. Автоматизированный контроль рабочего времени – методика, которая предполагает установку терминала или турникета, калитки. Для этого потребуется контролер за системой и ее исправностью, компьютер и программное обеспечение. Такой способ позволит узнать информацию о перекурах, отлучках работников. Дополнительно ведется табель по форме Т-13. Преимущества заключаются в точности и объективности учета установленного времени.
  • Биометрическое устройство доступа к месту и контроля рабочего времени – самый дорогостоящий метод учета рабочего времени. Оно может считывать информацию о рабочем посредством сканирования отпечатка пальцев и фиксировать время работы.Организация контроля посещаемости, перепоручение этой функции начальнику отдела или самоличный контроль над учетом рабочего времени.
  • Перекладывание ответственности за время прибытия на самих сотрудников и контроль над этими показателями с помощью ежедневных отчетов по проделанной работе (если у руководителя достаточно времени для изучения отчетности).
  • Использование сканеров или карточек доступа к компьютерам и другой технике. Они оповещают начальника о приходе сотрудников на работу и о начале выполнения рабочих обязанностей. Можно устанавливать такие сканеры и на дверь офиса. Программа с помощью контролера фиксирует все данные и события, происходящие на предприятии. Сведения хранятся долго в базе, и можно сформировать отчетность за длительное время.
  • Технологическое оснащение парковок. Если компания располагает крупной территорией и большим штатом сотрудников, она может установить специальные парковочные системы, на которых при въезде будет фиксироваться номер машины или другие данные сотрудника. При этом будет решен вопрос с въездом и выездом транспорта, парковочными местами и временем прибытия. Можно нанять специального человека, который фиксирует прибытие работника, или установить терминал для считывания карточек. Программное обеспечение позволяет идентифицировать человека по радиобрелку, с помощью которого открывается шлагбаум парковки. Недостатком этого способа считается то, что не учитывается путь от парковки до рабочего места и перекуры с кофебрейками сотрудника.
  • Использование видеокамер для отслеживания времяпрепровождения сотрудников на рабочем месте. Камеры устанавливаются либо на персональных компьютерах, либо по офису в целом. Применять их нужно с осторожностью, поскольку присутствие тотального контроля может отрицательно сказаться на рабочей атмосфере и снизить мотивацию рабочих.
  • Все эти способы требуют дополнительных затрат, но они способны предоставить максимально объективную информацию и грамотно провести учет рабочего времени. Используются они в случаях наличия большого штата рабочих, которых невозможно проконтролировать физически одному человеку. Те затраты, которые связаны с приобретением оборудования для учета рабочего времени, окупятся вследствие повышения эффективности работы персонала и роста прибыли компании.

    Задачу контроля за рабочим временем успешно выполняют DLP-системы.

    Документация учета рабочего времени

    Кроме механических и технических способов, которые больше помогают руководителям, важно заполнить все документы и нормативы, связанные с отчетностью и временем.

    Есть определенный документ, который установлен Госкомстатом № 1, он называется табелем учета рабочего времени. Исполнение этого постановления должно осуществляться по нормам статьи 91 Трудового кодекса РФ на всех без исключения предприятиях вне зависимости от формы владения компанией.

    Учет рабочего времени персонала в соответствии с законом подразумевает ведение табеля, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и оформление которого должно осуществляться во исполнение норм ст. 91 ТК РФ на всех предприятиях независимо от форм собственности.

    Читайте так же:  Законодательная база Российской Федерации. Приказ фмс рф 10

    Ведутся специальные графики по учету, где указывается время работы. Они заполняются вручную или в автоматическом режиме. Существует специальное программное обеспечение, которое автоматизирует процесс.

    Форма самого графика для учета рабочего времени также установлена в 2004 году. Табель можно сформировать в программе Excel и заполнять самостоятельно. Он состоит из нескольких частей-модулей:

  • Название предприятия обязательно указывается сверху таблицы.
  • Следующие графы «Дата составления» и «Порядковый номер табеля».
  • Столбец «Отчетный период» должен быть заполнен датами текущего месяца, день в день.
  • Следующий столбец заполняется порядковыми номерами.
  • В последующий столбец вносится Ф. И. О. сотрудника, а также его должность.
  • Столбец 4 должен содержать данные о неявке сотрудника на работу по установленной причине или без указания причин.
  • Следующие два столбика нужно заполнить информацией с указанием объемов выполненных работ и отработанных часов.
  • Следующие два столбца заполняются данными о начислениях зарплаты с указанием кода и вида оплаты.
  • Последний столбец отводится на указание причин прогулов рабочих.
  • Документация рабочего времени должна заверяться подписями работников, кадровым специалистом и начальником отдела. Нельзя допускать неточности или ошибки в документе, поскольку он подотчетный, и от этой бумаги напрямую зависит оплата труда рабочих по установленной норме.

    Правила ведения документов

    Ведение табеля рабочего времени обязательно для всех, это ежедневный документ. Независимо от четкости планов компании, на работе случаются экстренные ситуации, которые требуют документального подтверждения. В государственных учреждениях такие бумаги проверяются постоянно.

    Как правило, эта документация ведется вручную. Поручить ведение табеля рабочего времени можно ответственному сотруднику или рабочему из отдела кадров. Если компания располагает огромным штатом персонала, то предпочтение отдается электронной системе учета рабочего времени. Полученные данные суммируются в конце рабочего дня или в другой, оговоренный локальным актом, срок.

    Табель после заполнения отправляется в расчетный отдел, где начисляется оплата в соответствии с отработанным временем. Если требуется повышенный контроль рабочего времени, то используются обе формы: бумажная и электронная. Так исключаются человеческие ошибки, и компания защищается от сбоя в электронной системе.

    Ответственность за ведение документации об учете рабочего времени может возлагаться на любого сотрудника. Это входит в число как прямых, так и дополнительных обязанностей и оговаривается в договоре.

    Эта процедура учета рабочего времени может расцениваться как дополнительная обязанность сотрудника, и тогда она включается в момент издания приказа. Руководитель компании выбирает из штата ответственное лицо, издает приказ, основанный на локальных актах, и рабочий обязан его исполнить. Желательно оговорить с рабочим такое развитие событий предварительно, поскольку отказ от выполнения приказа может быть причиной для увольнения. Можно стимулировать сотрудника материально и оплатить дополнительную работу. Способ применим в том случае, если компания имеет небольшой штат.

    Иногда в крупных организациях нанимают специального человека на должность табельщика по учету установленного рабочего времени. Штатная рабочая единица нормировщика или табельщика должна тщательно исполнять свои обязанности, вести учет рабочего времени и следить за правильностью поданной информации. Кадровик и начальник отдела также участвуют в учете независимо от того, кто заполняет табель.

  • Что делать в случае нарушений ведения отчетности по рабочему времени?
  • Суть процесса ведения табеля заключается в том, что это входит в число обязанностей работника, а не выполняется по желанию. Поэтому лица, занимающиеся оформлением документов, в случае ошибок или занесения заведомо ложной информации подпадают под административную ответственность. Это касается и случая, когда компания вообще не владеет учетом рабочего времени. Установленная ответственность возлагается на руководителя предприятия.

    Согласно статье 5.27 Кодекса административных правонарушений РФ, компания, которая нарушает Трудовой кодекс, подпадает под наказание в виде штрафных санкций. На первое время размер штрафа 50 тысяч рублей. Повторное нарушение этой статьи влечет за собой большие штрафы.

    В конце установленного периода рабочего времени, по которому рассчитывается зарплата, время работы сотрудника суммируется и учитывается доплата за ночные выходы, обозначенные в учете.

    Осуществление учета рабочего времени может вестись разными способами и методиками, с использованием технических средств или без них. Но важно помнить, что процесс не только ведет к процветанию компании и увеличению продуктивности работы, но и подпадает под статьи законодательства. Важно не пренебрегать правилами внутреннего распорядка и Трудового кодекса, заранее обезопасить себя от претензий и судебных разбирательств и грамотно вести отчетность.

    Как внедрить систему учета рабочего времени и не потерять сотрудников

    Товары

    Сейчас многие компании внедряют у себя системы учета рабочего времени. Главная цель при этом экономическая — повышение эффективности труда. Но побочным эффектом часто становится недовольство работников. Потому что попытку контроля они воспринимают как явное недоверие со стороны руководства, и даже как стремление «закрутить гайки». Как избежать ухудшения отношений и не остаться без работников?

    При всей пользе систем контроля рабочего времени, у них есть как преданные сторонники, так и яростные противники. Причем к лагерю сторонников в основном примыкают руководители, а в противники записываются рядовые сотрудники. И это неудивительно, ведь решения по внедрению систем принимают руководители, они знают о возможностях таких программ и заинтересованы в результатах. Подчиненные же воспринимают учет рабочего времени в штыки, расценивают его как ужесточение дисциплины, вторжение в личное пространство, совсем не берут в расчет положительных моментов, потому что элементарно о них не знают.

    Так как же внедрить систему контроля времени и не демотивировать сотрудников?

    Проблем с мотивацией персонала можно избежать, если грамотно выбрать систему контроля времени и проработать механизм ее внедрения.

    Предположим, система выбрана и закуплена — пришло время рассказать о нововведении сотрудникам. Здесь есть два варианта развития событий: 1) издать приказ по компании об установке нового ПО и ознакомить с ним сотрудников; 2) подготовить сотрудников к изменениям, организовав пошаговое внедрение системы.

    Первый вариант реализуется быстро, но с точки зрения мотивации сотрудников — абсолютно проигрышный. Недостаток информации о программе люди компенсируют домыслами, непонимание целей запуска системы приводит к ее «непринятию».

    Второй вариант знакомства сотрудников с системой гораздо предпочтительнее и при правильной реализации приводит к желаемому результату — внедрению системы без недовольства и демотивации сотрудников. Вот несколько рекомендаций, обобщающих опыт компаний, уже использующих системы учета рабочего времени:

  • Предоставьте сотрудникам информацию о программе, целях и задачах системы контроля времени. Самый естественный вариант — организовать общее собрание (или собрания по отделам), где сотрудники зададут интересующие их вопросы, а руководство и HR-менеджер разъяснят цели внедрения системы.
  • Персонал перестает воспринимать систему негативно после простого комментария: программа предназначена не для наказаний и штрафов, а для оптимизации работы сотрудников, повышения эффективности их труда.
  • Получите обратную связь: после рассказа о программе не отправляйте всех по рабочим местам. Узнайте мнение сотрудников. Наиболее частые и «пламенные» претензии работников связаны с «вторжением в личное пространство», «нарушением прав» и «недоверием», попутно упоминаются выражения «закручивание гаек», «диктатура» и «тюремный режим». Контраргументы для ответа таким «правозащитникам» просты: работодатель платит сотруднику за выполнение определенных обязанностей в определенное время, а рабочее место сотрудника — это, по сути, имущество компании. Если персонал использует рабочее время и оборудование в личных целях, то он нарушает права компании, прописанные в трудовом договоре.
  • Расскажите о «плюшках» для сотрудников: очень важно акцентировать внимание на положительных сторонах внедрения системы учета рабочего времени. Она позволяет справедливо начислять заработную плату, вовремя заметить перегруженность работника, фиксировать переработки, работу в выходные дни и т. д. В качестве дополнительной мотивации к хорошим отчетам по продуктивности руководство может «привязать» премии, бонусы, подарки и другие поощрения работникам.
  • Обеспечьте прозрачность системы: сотрудники должны знать, к кому они могут обратиться с вопросами о работе программы, о собственных результатах, озвучить сомнения по использованию тех или иных сайтов в работе. Чтобы исключить «метания» сотрудников от менеджера к менеджеру, назначьте ответственного за работу системы.
  • Обеспечьте взаимодействие сотрудников, ответственных за систему, и компании-разработчика. В больших компаниях нужна не просто система контроля времени, она нужна как часть общей инфраструктуры. Переложите заботы по интеграции программы учета рабочего времени на ее разработчиков, это их зона ответственности. Тем самым вы сэкономите время и нервы своих работников, а установленная программа благодаря действиям опытных специалистов будет работать как часы.
  • Позаботьтесь о юридической стороне вопроса: грамотно оформите использование системы учета времени. Либо внесите условие о возможности использования работодателем системы учета времени в трудовой договор, либо издайте приказ по предприятию и ознакомьте с ним сотрудников. Что касается законодательства, то данный вопрос регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 15, 21 и 189).
  • Подведем итог

    То, как персонал воспринимает системы учета рабочего времени, зависит по большому счету от двух факторов: методов контроля и механизма внедрения системы. Если выбранная вами система не использует «тотальный контроль» за сотрудниками (обратное демотивирует, раздражает, в конечном счете приводит сотрудника к мысли сменить работу), а использует подход автоматизированного мониторинга рабочего времени (по сути, ненавязчиво и корректно следит за эффективностью работника), вы на полпути к успешному внедрению системы контроля времени без агрессии со стороны сотрудников.

    Негативное отношение сотрудников к системам учета рабочего времени происходит из-за недостаточной информированности персонала о целях и задачах внедрения программ. Опыт показал, что после подробного разъяснения преимуществ системы, большинство сотрудников начинают лояльно относиться к контролю над рабочим временем.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.