Помощь: Реквизит — Заголовок к тексту: правила составления и оформления. Как правильно оформить заголовок к тексту документа

Помощь: Реквизит «Заголовок к тексту»: правила составления и оформления

РЕКВИЗИТ «ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ»: ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Заголовок официального документа — это реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Если заголовок составлен правильно, то после его прочтения можно получить первое общее представление о содержании документа, что значительно облегчает дальнейшую работу с ним. Кроме того, заголовок является одним из поисковых признаков документа и его наличие значительно упрощает обработку документов при их регистрации (входящих, внутренних и исходящих).

Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4 (210х297). Без заголовка допускается составлять лишь документы формата А5 (148х210), текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма, личные справки), а также извещения, телеграммы, телефонограммы.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким, стилистически точным.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. В большинстве документов (письмах, приказах и др.) он формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О сдаче…», «Об изменении…», «Об отмене…» и т.д.

Конкретный заголовок письма можно сформулировать следующим образом:

«Об организации курсов повышения квалификации работников служб документационного обеспечения управления»;

«О согласовании проекта Плана мероприятий по сокращению теневого денежного оборота в сфере платных услуг»;

«О расчете нормативов численности работников служб ДОУ местных исполнительных и распорядительных органов»;

«О планировании работы архивных учреждений на 2008 год»;

«О ходе выполнения постановления Совета Министров Республики Беларусь от… №…».

Заголовок приказа по основной деятельности может быть таким:

«О проведении аттестации руководителей и специалистов»;

«О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов»;

«Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в…»;

«О внесении изменений в штатное расписание».

Падежные согласования названий документов разных видов и формулируемых к ним заголовков приведены в таблице.

Название вида
документа
На какой вопрос отвечает заголовок Пример формулировки заголовка
Акт о чем? о выдаче, уничтожении и утрате пропусков и удостоверений
чего? проверки выполнения условий коллективного договора
Баланс чего? исполнения сметы расходов
Ведомость чего? закупки продуктов у населения
Журнал чего? учета поступивших грузов
Заявка на что? на сырье и материалы
Заявление о чем? об отказе от акцепта
Калькуляция чего? себестоимости продукции
Карточка чего? складского учета материалов
Квитанция на что? на получение материалов
Накладная на что? на отпуск товаров
Отчет о чем? о выполнении плана поставок
План чего? научно-исследовательских работ
Положение о чем? о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан
Правила чего? внутреннего трудового распорядка
Представление о чем? о поощрении
Приказ о чем? о создании государственного унитарного предприятия
Протокол чего? заседания ученого совета
Реестр чего? чеков
Сводка чего? цен на товары и услуги
Справка о чем? о подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону
Смета чего? расходов на социальное обеспечение
Табель чего? посещаемости детских учреждений
Тариф на что? на основные виды работ по бытовому обслуживанию населения
Должностная инструкция кому? секретарю-референту

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемые в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и другие официальные и общепринятые сокращения.

«О внедрении СТБ 6.38-2004»

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля (нулевое положение табулятора). Помещается заголовок в левом верхнем углу документа под обозначением автора, регистрационного индекса, даты и места составления или издания документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Наименование организации
ПРОТОКОЛ
20.01.2006 № 10
г.Минск
заседания экспертной
комиссии

Наименование структурного
подразделения
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
20.01.2006 № 4
г.Минск
секретарю-референту

В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

Об организации курсов
повышения квалификации
работников служб ДОУ

Длина строки заголовка не должна превышать 28 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 73 мм на компьютере.

О выдаче и утрате пропусков

Наименование организации
Почтовый адрес
Коммуникационные
и коммерческие данные
_____________ № ___________
На № ________ от __________
Џ Ќ
28 знаков или 73 мм

Если общий объем заголовка к тексту превышает 140 знаков (5 строк машинописного текста), его допускается продлевать до границы 5-го положения табулятора (40 печатных знаков — при оформлении на пишущей машинке или 100 мм от границы левого поля — при оформлении на компьютере).

Об установлении размеров тарифной ставки

первого разряда для оплаты труда

работников организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными

Џ Ќ 40 знаков или 100 мм

При изготовлении бланка допускается наносить ограничительные отметки для реквизита «Заголовок к тексту».

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»

Кублашвили О.В.
Документорование управленческой деятельности
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности до­кумента.

Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной по­следовательности.

Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три вида служебных бланков для орга­низационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.

Устанавливают два основных формата бланков документов — А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный. Предпочтение отдают пер­вому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно исполь­зовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа со­держит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации» устанавливает состав рек­визитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административ­ных и организационных вопросов, вопросов управления орга­нов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой фор­мы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов до­кументов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

10 — наименование вида документа;

12 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

19 — отметка о контроле;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее — 20 мм, правое — 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют во­семь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница левого поля)

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— место составления или издания документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— заголовок к тексту;

— текст (кроме начала абзацев);

— отметка о наличии приложения;

— наименование должности в реквизите «подпись»;

— гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

— отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

— отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов от границы левого поля)

— начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов от границы левого поля)

— регистрационный номер документа;

— расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара от границы левого поля)

— используют при составлении таблиц.

4-е положение (32 удара от границы левого поля)

— адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдель­ной строке).

5-е положение (40 ударов от границы левого поля)

— гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

— гриф ограничения доступа к документу;

— второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов от границы левого поля)

— расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

— расшифровка подписи в грифе утверждения;

— расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов от границы левого поля)

— нумерационный заголовок в таблице;

— слово «копия» при снятии копий с документов;

— код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требо­вания, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Содержание управленческих действий в документах пе­редается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных докумен­тах). Информация, изложенная в тексте, должна быть досто­верной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убеди­тельной и корректной форме.

Текст документов различных организаций составляется на русском или национальном языке в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации и субъектов Россий­ской Федерации о государственных языках. Все документы, направляемые в Федеральные органы государственной вла­сти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объедине­ния, не находящиеся в ведении данного субъекта Россий­ской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, обязательно пишут на русском языке.

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты (например, унифицированные формы приказов), в виде таблицы (номенклатура дел), в виде связного текста (уставы, инструкции), в виде соединения этих структур (различные ви­ды актов, другие документы).

Анкета — унифицированный текст, в котором представле­на характеристика одного объекта по определенным признакам. Анкетные тексты можно применять в различных видах до­кументов.

В основе унификации текстов лежит метод выделения по­стоянной и переменной информации. В анкете постоянной ин­формацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их конкретные характеристики. Наименования признаков выражаются существительными в именитель­ном падеже. Наименование признаков характеризуемого объекта можно выражать и глаголом второго лица множественного числа на­стоящего или прошедшего времени.

Таблица — унифицированный текст, содержащий словес­ную или цифровую информацию, которая характеризует не­сколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный и текстовой заголо­вок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, который, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы делится на графы по горизонтали и на строки по вертикали. Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы формулируются в краткой форме и выражаются отдельным сло­вом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы нумеруются, а на втором и последующих листах печата­ют только номера этих граф.

Табличные формы документов применяются в бухгалтер­ских, плановых, финансовых документах. Их используют и при оформлении организационно-распорядительной документации. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте — в заключительной части тек­ста, в приказах — в распорядительной части.

Связный текст — это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо изложенная информация. Каждую законченную мысль текста выделяют в отдельный абзац. Абзацы (в том числе и нумерованные) печатают с крас­ной строки (1-е положение).

Тон связного текста служебных документов должен быть ней­тральным. Таким образом, оформляют тексты приказов, слу­жебных писем, инструкций и других организационно-распо­рядительных документов. Структура текста может быть самой разнообразной. Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во вто­рой части излагаются выводы, просьбы, предложения, реше­ния и т.п. Но тексты документов могут содержать и одну часть: приказы — распорядительную без констатирующей части, пись­ма — просьбу без пояснения, докладные записки — констата­цию фактов без выводов и предложений.

При разработке структурной схемы сложных документов (ус­тавов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеру­ются арабскими цифрами. Например:

1. — первый раздел.

1.1. — первый раздел, первый подраздел.

1.2.1. — первый раздел, второй подраздел, первый пункт.

1.2.2.2. — первый раздел, второй подраздел, второй пункт, второй подпункт.

Служебные документы, составленные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них (название этого документа, наименование организации, издавшей документ, дату документа, его индекс и заголовок) или иметь приписку «основание» с указанием названия документа, даты номера и заголовка к тексту. Например:

Основание: Приказ генерального директора ЗАО «Кварт» от 12.12.2003. № 43

Слово «Основание» печатают от левого поля, а относящийся к нему текст через один меж­строчный интервал.

При выборе слов и терминов для текста служебного доку­мента следует руководствоваться следующими правилами:

1. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в общелитературном языке.

2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толко­вание или быть многозначными.

3. В тексте документов не употребляются архаизмы и канце­ляризмы. Следует избегать употребления неологизмов, терми­нов, профессионализмов, иностранных слов. При необходи­мости их употребления следует в скобках дать их объяснение.

4. В тексте служебных документов встречаются довольно боль­шое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому необхо­димо употреблять общепринятые сокращения или дать в скобках их расшифровку.

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что слова в деловой речи часто употребляются только с ограничен­ной группой слов, поэтому важно в тексте делового документа правильно подбирать слова. Приведем несколько примеров сочетаний слов в деловой речи:

ДОГОВОР — аннулировать, заключить, нарушать, подпи­сывать, продлевать, разрывать, расторгать, ратифицировать, соблюдать.

ПЛАН — выполнять, корректировать, намечать, осу­ществлять, перевыполнять, принимать, разрабатывать, составлять, сры­вать.

ПРИКАЗ — вносить изменения в, выполнять, давать, до­водить до сведения, издавать, исполнять, на­рушать, объявлять, отдавать, отменять, получать, разъяснять, требовать исполнения, уточнять.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых обо­ротов необходимо учитывать особенности фразеологии, сло­жившейся в деловой речи, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддерж­ку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («в связи с тем, что»).

При построении предложений следует учитывать характер­ные черты синтаксиса управленческой документации. Наибо­лее распространенными являются односоставные предложе­ния со сказуемым в качестве главного члена предложения, с которого, как правило, предложение начинается. Например. «Просим оказать помощь. ». В двусоставном предложении пре­обладает прямой порядок слов, т.е. подлежащее предшествует сказуемому («Комиссия считает возможным. »). Для текстов документов характерно также преобладание пассивных конструкций над активными. Например: «УМО разработаны программы. », а не «УМО раз­работало программы. ». Форма изложения текстов в служебных документам может быть разнообразной.

Управленческие ситуации часто повторяются, поэтому тексты для некоторых видов органи­зационно-распорядительной документации унифицированы. Трафаретные, типовые тексты — это информационно емкие, ясные и убеди­тельные тексты, которые получают широкое распространение в современном делопроизводстве.

Трафаретные тексты — это тексты, содержащие постоян­ную информацию, и пробелы, необходимые для заполнения их конкретной информацией. Как правило, их печатают типографским пу­тем (например, справки, доверенности). При­менение трафаретных текстов значительно сокращает время на подготовку документов.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеет строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома и т.п.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

3. Определите, в чем заключается общие требования к унификации документов.

4. Проанализируйте бланки служебных документов из ГОСТ Р 6.30-2003. Определить реквизиты, входящие в состав различных бланков.

5. Составить бланк служебного письма ООО «Детский мир», расположенного по адресу: 129128, Моск­ва, ул. Ростокинская, д. 7. Телефон 187-06-09. Вышестоящая орга­низация — Северо-Восточное окружное управление Москов­ского департамента образования.

6. Составить бланк служебного письма туристической фирмы «Трэвел», расположенной по адресу: 129219, Москва, ул. Митинская, д. 38, корп. 2, тел/факс: 572 38 90, 572 73 43.

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, ис­пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации».

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991.

3. ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Унификация текстов управленческих документов: Методи­ческие рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1998. — 243с.

5. Андреева В. И. Делопроизводство. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. — 187 с.

6. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управ­ления): Учебное пособие. — 2-е изд. испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. — 328 с.

© Центр дистанционного образования МГУП

Как правильно оформить заголовок к тексту документа

Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к тексту ( реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «Заголовок к тексту».

Рис. 1.
Пример оформления заголовка письма

Заголовок к тексту

Заголовки к статьям

Заголовок к тексту считается неотъемлемым компонентом любого документа. Присутствие заголовка заметно улучшает понимание его важности. Мало просто сесть за стол и написать статьи. Надо еще основательно потрудиться над заголовками.

Заголовок — это анонс любого текста, основное, что притягивает к нему пристальное внимание. Довольно часто только лишь по заглавию пользователь может решить, есть ли смысл тратить время на этот материал, содержит ли он информационную подборку, представляющую определенный интерес.

Заголовки в тексте статьи концентрируют, ориентируют и упрощают прочтение. Прерывая контент, они принуждают пользователя бессознательно сделать остановку перед тем, как перейти к чтению другого подраздела, и именно благодаря этому подвигают к тому, чтобы обдумать прочитанное.

Присутствие заголовка серьёзно упрощает обработку документов, поскольку не разбирая полного документа, получают понятие о структуре. Заголовок упрощает процедуру регистрации важного документа, его отыскивание, осуществление контролирования. Заголовок может помочь точному введению важного документа в делопроизводство и упрощает поиск необходимого текста.

Заголовок к тексту должен быть четким, в высшей степени ясным и самое основное: точным и определенным. Естественно, что заголовок не должен содержать грамматических ошибок. Используйте программы проверки орфографии.

Ваш заголовок должен обращаться к единственному человеку. Произнося Ваш заголовок, вероятный потребитель обязан ощутить, что Вы обращаетесь к нему лично.

Не делайте в заголовке чрезмерный упор на рассматриваемую задачу, акцентируйтесь на методах ее разрешения. Хорошо, если заголовок содержит призыв к действию: купить, заказать…

Грамотное использование в заголовке утвердительных слов и оборотов гораздо целесообразнее, чем, например, использование отрицаний или вопросов.

Заголовки в тексте применяют для того, чтобы организовать контент удобным и простым для прочтения. Имеется шесть заголовочных html тегов: от h1 до h6. Чрезвычайно значительный из этих заглавий — тег h1, минимально важный — h6.

Заголовки h1-h3 для статей

По умолчанию, слова в теле заголовочного тега отображаются крупнее, чем обыкновенный текст. И это — подходящий зрительный метод доложить абоненту, что именно присутствует в озаглавленном вами тексте. Множество видов заглавий помогает сформировать статьи в форме логично структурированного материала, который проще читать и воспринимать.

Заглавия в центре статей оформляются однообразно для всех уровней. Вначале заголовочный тег раскрывается, дальше пишется формулировка заголовка, а после тег закрывается.

Будет верным, если заголовок наиболее высокого уровня h1, определяет всю заметку в общем, а заглавия следующего уровня h2 и меньше изображают отдельные части публикации. На деле бывает достаточным использовать только лишь особо важные заголовки h1-h3 для статей.

Как написать статью и заголовки?

Представьте себе, что Вы сочиняете анонс. Аналогично короткой аннотации к крупному тексту будут заглавия. Осталось принять решение, где разместить заглавия в тексте.

При написании заглавий опасайтесь:

  • пристраивать в заголовок текст, не способствующий описанию
  • употреблять заглавия там, где желательно обходиться выделением
  • располагать заглавия без иерархии, в беспорядке.
  • Обязательно используйте заголовки h1-h3 для статей

    Располагайте заглавия одинаково по страничке. Записывайте заголовок там, где это необходимо сообразно здравому смыслу, при этом не забывайте, что изобилие заглавий на страничке не помогает, а напротив, препятствует клиентам интернет-сайта понимать идею рассказа.

    Используя заголовочные теги html, не следует:

    • применять теги заглавий на страничке чрезвычайно часто
    • выводить огромные абзацы или целый текст в заголовочный тег
    • составлять заголовки только для стилизации материала
    • В завершение этого материала хотелось бы еще раз акцентировать внимание клиентов нашего сервиса на том, как написать статью. Составляя техническое задание на размножение статей, не забывайте указать, какие заголовки нужно использовать в текстах.

      Написать статьи не просто, но надеемся, что вы хоть немного приблизились к пониманию того, как правильно это делать, каким должен быть заголовок к тексту.

      Список ссылок на интересные статьи по seo вопросам

      В этих текстах рассмотрены самые интересные проблемы поисковой оптимизации сайтов. Например: «как прокачать сайт», «как получить трафик», «как увеличить посещаемость сайта», «как прокачать сайт».

      Общие нормы и правила оформления документов

      «Кадровый вопрос», 2013, N 9

      ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

      Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

      Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

      Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

      03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

      06 — индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      07 — код формы документа;

      08 — наименование организации;

      09 — справочные данные об организации;

      11 — дата документа;

      13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

      14 — место составления или издания документа;

      15 — сведения об адресате;

      18 — заголовок к тексту;

      19 — отметка о постановке документа на контроль;

      20 — текст документа;

      21 — отметка о наличии приложений;

      25 — оттиск печати организации;

      26 — отметка о заверении копии документа;

      27 — отметка об исполнителе документа;

      29 — отметка о поступлении документа в организации;

      Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

      Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

      01. Государственный герб Российской Федерации

      Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла — скипетр, в левой — держава. На груди орла, в красном щите — серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

      Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

      Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

      1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

      2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

      3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

      4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

      5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

      6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

      7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

      8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

      9) Президента Российской Федерации;

      10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

      11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

      12) Правительства Российской Федерации;

      13) Конституционного Суда Российской Федерации;

      14) Верховного Суда Российской Федерации;

      15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

      Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

      1) Администрации Президента Российской Федерации;

      2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

      3) федеральных органов исполнительной власти;

      4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

      5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

      6) Счетной палаты Российской Федерации;

      7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

      Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

      1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

      2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

      3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

      4) федеральных судов;

      5) органов прокуратуры Российской Федерации;

      6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

      Изображение герба рекомендуется размещать над серединой строки и наименованием организации.

      02. Герб субъекта Российской Федерации

      Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

      03. Эмблема организации или товарный знак

      Эмблема организации — это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

      Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

      Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

      04. Код организации заполняется в соответствии

      с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

      Код организации — автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

      05. Основной государственный регистрационный номер

      (ОГРН) юридического лица

      Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита «Код организации».

      06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

      постановки на учет (ИНН/КПП)

      Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица».

      07. Код формы документа

      Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

      08. Наименование организации

      Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

      Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

      Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

      Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

      Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

      09. Справочные данные об организации

      Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита «Справочные данные об организации» включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

      10. Наименование вида документа

      Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

      Вид документа — это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

      Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

      11. Дата документа

      Дата документа — это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

      Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

      Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

      В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

      Допускается словесно-цифровое оформление даты: 25 июня 2008 г.

      Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

      Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

      Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

      12. Регистрационный номер документа

      Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

      Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка «N _____» регистрационного номера документа.

      В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости — код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

      Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

      13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

      Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

      «На N 04-15/21 от 15.02.2008».

      Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.

      14. Место составления или издания документа

      Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:

      г. Сосновый Бор Ленинградской обл.;

      с. Ивантеевка Федоровского района Саратовской области.

      Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

      Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:

      Ульяновский политехнический институт.

      15. Сведения об адресате

      Адресат — это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.

      Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др.

      В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

      Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже.

      Например: АО «Паритет», а не «В акционерное общество «Паритет».

      Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже. Инициалы проставляются перед фамилией:

      При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

      Президенту АКБ «Росинвесттраст»

      г-ну Никифорову П. А.

      В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:

      Институт научных исследований

      по общественным наукам

      Крайняя ул., д. 53,

      Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

      Генеральным директорам предприятий

      При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

      Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:

      ул. Тракторная, 15, кв. 18,

      пос. Андреевка, Игнатьевский р-н,

      Ульяновская обл., 424582

      На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово «копия» не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа.

      16. Гриф утверждения документа

      Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.

      Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

      Документ может быть утвержден: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

      Реквизит обязательно включает слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

      Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

      В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно (слева, справа) на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

      Реквизит является обязательным для документов, требующих исполнения.

      Резолюция — это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

      Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

      Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита «Гриф утверждения». Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

      18. Заголовок к тексту

      Заголовок текста — это краткое содержание документа.

      Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

      Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

      В конце заголовка точка не ставится.

      Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 — 30 знаков.

      19. Отметка о постановке документа на контроль

      Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом.

      Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

      Существуют типовой и индивидуальный сроки исполнения документа.

      Типовой — срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный — срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

      20. Текст документа

      Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

      Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

      1) в федеральные органы государственной власти;

      2) в органы государственной власти субъектов РФ;

      3) в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;

      4) в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.

      Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

      Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

      В документах (приказе, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

      В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

      В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

      Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

      В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

      Если в тексте имеются таблицы, на них должны быть сделаны ссылки.

      Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

      21. Отметка о наличии приложений

      Данный реквизит не относится к числу обязательных.

      В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

      Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л. в 3 экз.

      Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:

      1. Типовая инструкция по делопроизводству — на 2 л. в 2 экз.

      2. Перечень документов с указанием сроков хранения — на 4 л. в 2 экз.

      На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

      Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему — не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:

      Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

      На самих приложениях в правом верхнем углу проставляются отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:

      к приказу директора ООО «Атлантика»

      от 26.05.2008 N 56

      Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

      В состав указанного реквизита входят:

      1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

      2) личная подпись;

      3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

      При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

      Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

      Реквизит «Подпись» располагается под реквизитами «Текст» или «Отметка о наличии приложений» (при ее наличии). Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи проставляется после 48 печатных знаков от границы левого поля.

      Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь оставляемые в организации копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

      Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

      В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

      23. Гриф согласования

      Для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию, этот реквизит является обязательным.

      Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

      При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем — гриф согласования.

      При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже), его дату и номер.

      Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

      24. Визы согласования документа

      Этот реквизит документа отражает процедуру внутреннего согласования и указывает на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

      Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего.

      Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

      Если в процессе подписания документа в него были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

      25. Оттиск печати

      Печати бывают гербовыми и простыми.

      Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

      Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения.

      Реквизит ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации:

      1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, производстве работ и т. д.);

      2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

      3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

      4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

      5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

      6) справки, подтверждающие юридический факт;

      7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

      8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

      9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

      10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банки на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

      11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки;

      12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

      13) смета расходов (на производство новых изделий, на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

      14) заявки на оборудование и т. д.;

      15) командировочные удостоверения;

      16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

      17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

      18) штатные расписания и изменения к ним.

      26. Отметка о заверении копии документа

      Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

      Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

      27. Отметка об исполнителе документа

      Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

      Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

      Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

      28. Отметка об исполнении документа

      и направлении его в дело

      Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.

      Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

      Реквизит включает следующие элементы:

      2) номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

      3) при отсутствии копии — ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

      4) подпись исполнителя документа;

      5) дату проставления отметки.

      Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

      29. Отметка о поступлении документа в организацию

      Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

      Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

      30. Идентификатор электронной копии документа

      Идентификатор электронной копии документа — это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

      Указывают полный путь к файлу:

      С:\Приказы по личному составу\Иванов

      Деловой язык документации

      Литературный язык — это тип речи, исторически сложившийся на базе национальной письменности и литературы. Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием.

      Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

      Язык служебных документов имеет некоторые особенности. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа — предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу.

      Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов, междометий в деловой речи недопустимо.

      Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

      Паронимы — близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: гарантированный — гарантийный, поместить — разместить, представить — предоставить. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм официально-делового стиля.

      Синонимы — слова с одинаковым или очень близким значением: будущий — грядущий, спешить — торопиться, построить — соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости могут привести к смысловой ошибке.

      Плеоназм (от греч. — переизбыток) — частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: «памятный сувенир» (сувенир — подарок на память), «совместное сотрудничество» (сотрудничество — совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

      Омонимы — слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук — «оружие» и лук — «растение»; брак — «супружество» и брак — «изъян, дефект, недостаток».

      К специальной лексике относятся также профессионализмы — разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство — кардан, передаточный механизм — передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог — глазник, трансплантация — пересадка и др.

      Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

      В лексике языка всегда присутствуют также устаревшие слова и неологизмы. Возникновение новых слов и утрата языком устаревших — явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; наоборот, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение.

      В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов И. И.» или «И. И. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

      Название должности главы государства пишется с прописной буквы: Президент Российской Федерации.

      В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

      1) Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

      2) Советник Президента Российской Федерации;

      3) Председатель Правительства Российской Федерации.

      Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

      1) Правительство Российской Федерации;

      2) Коллегия Правительства Российской Федерации;

      3) Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

      В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

      Названия органов судебной власти оформляются следующим образом:

      1) Конституционный Суд Российской Федерации;

      2) Верховный Суд Российской Федерации;

      3) Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

      Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

      1) Верховный Суд Республики Башкортостан;

      2) Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

      Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

      В названиях актов высших органов государственной власти и управления РФ прописные буквы употребляются следующим образом:

      1) Конституция Российской Федерации;

      2) Декларация прав и свобод человека и гражданина;

      3) Федеративный договор;

      4) Основы законодательства Российской Федерации;

      5) Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации»;

      6) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

      7) Указ Президента Российской Федерации;

      8) Распоряжение Правительства Российской Федерации.

      Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

      1) начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

      2) начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

      3) первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

      4) заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

      5) глава администрации Красноярского края;

      6) губернатор Сахалинской области;

      7) мэр Санкт-Петербурга.

      Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

      1) председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

      2) президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

      С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: «установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации», «присвоить почетное звание «Народный художник Российской Федерации» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

      Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии, генерал армии, адмирал, академик, действительный член Российской академии наук, доктор технических наук.

      Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна» и др.

      Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

      1) государственная граница Российской Федерации;

      2) государственная награда Российской Федерации.

      Слово «государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

      1) Государственный герб Российской Федерации;

      2) Государственный гимн Российской Федерации;

      3) Государственный флаг Российской Федерации.

      В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

      Слово «праздник» пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

      С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов «имени», «памяти», «лет», «года», например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

      С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

      В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

      Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эдь-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

      В географических названиях с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение, существительные (лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

      В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация — Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

      Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д’Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

      Для написания числительных используют три формы:

      1) буквенную (три фотоаппарата);

      2) цифровую (10 печатных листов);

      3) буквенно-цифровую (100-тысячный).

      Регистрация документов, документооборот

      В процессе управления предприятием необходима четкая, быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления до сдачи на хранение в архив или отправки в заинтересованные учреждения, то есть адресату. Этот процесс и называется документооборотом организации.

      Каждая организация индивидуальной инструкцией по делопроизводству утверждает технологические правила документооборота, которые регламентируют процесс обработки перед вскрытием почты:

      1) проверяются сохранность упаковки и правильность адресации;

      2) заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах.

      Различают следующие основные потоки документации:

      1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

      2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

      3) документы, создаваемые и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

      Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов и должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

      Объем документооборота — это количество документов, зарегистрированных в месте учета за определенный отрезок времени. В конце года объем документооборота подсчитывается по регистрационным формам подразделением делопроизводства.

      Маршрут документа — перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

      1) дата поступления документа;

      2) срок исполнения (как правило, указывается в днях);

      3) дата фактического исполнения;

      4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);

      5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);

      6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

      7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

      8) примечание (многострочный текст);

      9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

      Регистрация документа — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

      Цель регистрации — придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

      Каждый документ должен регистрироваться только один раз — поступающие в день поступления, а создаваемые — в день подписания или утверждения.

      В большинстве организаций используется карточная система регистрации документов. В ней для регистрации документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. При карточной системе регистрации ведутся две картотеки: контрольная и справочная.

      Часть реквизитов регистрационно-контрольной карточки на документ заполняют до передачи документа руководителю, остальные — после получения резолюции руководителя со сроком исполнения и фамилиями исполнителей.

      Журнальная система регистрации документов используется в том случае, если документооборот организации составляет менее 500 — 600 документов в год.

      Обложка журнала регистрации оформляется следующим образом: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; в нижнем правом углу пишут даты начала и окончания ведения журнала.

      Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а потом проставляют печать организации и делают надпись, удостоверяющую правильность оформления, например:

      «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 50 листов».

      На современном этапе карточная форма регистрации заменяется на автоматизированную, когда поток документов обрабатывается с помощью компьютерной программы.

      Регистрация документов на компьютере позволяет:

      1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

      2) организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

      3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

      4) организовать автоматизированный контроль исполнения документов.

      При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

      Читайте так же:  Правильное составление договора аренды квартиры. Письменный договор аренды дома

      Добавить комментарий

      Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.